Viimati uuendatud 6. november 2026
Ülesannete kaupa ajaaruanne näitab, mitu tundi iga inimene igat liiki töö peale antud kuul kulutas, kogusummadega. Koostad selle tööajatabeli ridadest, mis kannavad kuupäeva, inimest, projekti ja ülesandekoodi, pivot-tabeli abil. Võrdle mõnda kuud ja näed, kuhu tunnid triivivad.
Milline näeb välja ülesannete kaupa ajaaruanne?
Ülesannete kaupa ajaaruandel on ülesanded ridadena, inimesed veergudena ning paremal kogusumma ja protsent. Siin on väljamõeldud aruanne märtsi kohta, kolmest disainibürool, kus on üks osaajaga töötaja:
| Ülesanne | Anna | Ben | Carla | Kokku | Osa |
|---|---|---|---|---|---|
| Joonised | 62 | 96 | 60 | 218 | 49,5% |
| Parandused | 24 | 40 | 34 | 98 | 22,3% |
| Pakkumised | 30 | 0 | 10 | 40 | 9,1% |
| Kliendikohtumised | 18 | 6 | 8 | 32 | 7,3% |
| Administreerimine | 14 | 8 | 8 | 30 | 6,8% |
| Objektikülastused | 12 | 10 | 0 | 22 | 5,0% |
| Kokku | 160 | 160 | 120 | 440 | 100% |
Üle rea lugedes näed, kes mida teeb. Anna kannab kolm neljandikku pakkumistest ja üle poole objektikülastustest. Veerus alla lugedes näed, kuidas ühe inimese kuu kulus. Ben kulutas neljandiku oma kuust parandustele.
Erinevad tööd vajavad samade andmete erinevaid lõike, seega ära aja seda aruannet segi eelarvestatud ja tegelike tundidega, mis võrdleb tunde töö plaaniga, ega hõivatusega, mis mõõdab arveldatavat osa.
Kuidas lugeda aega ülesannete kaupa kuust kuusse?
Aja lugemiseks ülesannete kaupa kuust kuusse pane iga ülesande osa ühele reale ja otsi püsivat trendi, mitte ühte kummalist kuud. Osa korrigeerib kuude jaoks, kus on rohkem või vähem tunde, mida toored tunnid ei tee.
Siin on sama väljamõeldud büroo, ühe ülesande jälgimine nelja kuu jooksul:
| Jaan | Veebr | Märts | Apr | |
|---|---|---|---|---|
| Tunde kokku | 430 | 410 | 440 | 420 |
| Parandused, tunnid | 52 | 61 | 98 | 109 |
| Parandused, osa | 12,1% | 14,9% | 22,3% | 26,0% |
Parandused on enam kui kahekordistunud, samal ajal kui tunde kokku jäi samaks. Aprilli 109 tundi on 57 võrra rohkem kui jaanuari 52. Väljamõeldud sisemise kuluga 60 € tunnis on see 3 420 € lisakulu ühes kuus ja fikseeritud tasuga töö puhul ei maksa seda keegi. Ükski töö aruanne seda ei näita, sest iga üksik töö näeb välja vaid veidi üle.
Tavaline abinõu on kommertsiaalne. Hangi kinnitus igas etapis ja võta tasu pärast seda tehtud muudatuste eest. Juhend lisateenuste kohta selgitab, kuidas neis kokku leppida ja neid arveldada.
| Mida näed | Mida see sageli tähendab | Mida proovida |
|---|---|---|
| Parandused kasvavad | Kinnitused on nõrgad või ülesanne muutub pärast neid | Etappide kinnitused ja hilisemate muudatuste eest tasu võtmine |
| Pakkumisi palju, võite vähe | Pakud tööd, mida sa ei saa | Kvalifitseeri päringud enne nende vormistamist |
| Üks inimene peab enamiku kohtumistest | Kitsaskoht või töö, mis sõltub ühest inimesest | Too kliendikontakti keegi teine |
| Administreerimine kasvab tasulistel töötajatel | Töö, mida saaks teha keegi teine | Anna see edasi või palka selleks |
| Ülesanne, mida peaaegu keegi ei kasuta | Kood pole kasulik | Liida see teisega |
Need on lähtepunktid, mitte diagnoosid. Küsi inimeselt, enne kui otsustad, mida number tähendab.
Kuidas koostada ülesannete kaupa ajaaruannet?
Ülesannete kaupa ajaaruande koostad nii, et hoiad ühe rea tööajatabeli rea kohta ja võtad need kokku, mitte kunagi kogusummasid igakuisesse tabelisse trükkides. Lamedat loendit saab hiljem lõigata mis tahes viisil, kokkuvõtet aga ei saa enam lahti võtta.
| Kuupäev | Kuu | Inimene | Projekt | Ülesanne | Tunde |
|---|---|---|---|---|---|
| 02.03.2026 | 2026-03 | Anna | P-114 | Joonised | 4,5 |
| 02.03.2026 | 2026-03 | Anna | P-118 | Kliendikohtumised | 1,5 |
| 02.03.2026 | 2026-03 | Ben | P-114 | Parandused | 7,0 |
| 03.03.2026 | 2026-03 | Carla | Sisemine | Administreerimine | 1,0 |
Kuu veerg on valem, näiteks =TEXT(A2,"yyyy-mm"), seega ei trüki seda keegi. Seejärel kas lisa pivot-tabel, kus Ülesanne on read, Inimene veerud, Tunnid väärtused ja Kuu filter, või kasuta iga lahtri jaoks valemit:
=SUMIFS(Hours, Person, "Anna", Task, "Drawings", Month, "2026-03")
Kasuta ülesande veerus rippmenüüd. Pivot-tabel käsitleb „Parandused“, „parandused“ ja „Parandus“ eri ülesannetena ning see teeb nendele aruannetele rohkem kahju kui miski muu. Meeskonna tööajatabeli mallil on nädalane paigutus nende ridade kogumiseks.
Mitu ülesandekoodi peaks olema?
Väikese ettevõtte jaoks on mõistlik vahemik 6 kuni 12 ülesandekoodi, mida kasutatakse kõigis projektides. Iga koodi test on see, kas oskad nimetada otsuse, mida see muudaks. „Parandused“ läbib, sest kõrge number muudab seda, kuidas etappe kinnitad. „Printimine“ kukub tavaliselt läbi, sest sa ei tee midagi teisiti, mida iganes see ka ei ütle.
Kasuta samu koode igas projektis ja hoia projekti omaette veerus. Kood nagu „Riverside'i joonised“ ajab need kaks segi ja sa ei saa kunagi tööde peale jooniseid kokku liita. Lisa kood Administreerimine, muidu peidetakse see aeg selle kliendi töö sisse, mis inimestel juhtus lahti olema. Seejärel jäta loend mõneks kuuks rahule, sest kood, mille poole peal ümber nimetad, rikub võrdluse, mida sa ehitad.
Aja saamine ülesannete kaupa ERPFlow'st
ERPFlow'l pole ülesannete kaupa ajaaruannet ega inimese kaupa ajaaruandeid. ERPFlow'l pole praegu taimerit ega tööajatabeleid. Ajaarvestus, sealhulgas arvestatud aja teisendamine arveteks, tuleb varsti, kuid see ei hõlma sellist aruannet, seega jääb ülaltoodud meetod tabelarvutusse.
Lähim asi täna on kulunud aja väli Projektide kaardil, sisestatud tundide ja minutitena. Kui iga kaart on üks ülesanne, saad ülesande kohta kogusumma. Tahvlite loend liidab aja projekti kohta kokku ja kliendi leht liidab selle tema tahvlite üle.
Saad ka eksportida kaardid CSV-na, pealkirja, kirjelduse, projekti, veeru, tähtaja ja kulunud ajaga minutites. Fail ei sisalda täitjaid ega kuupäevi, sest kaart hoiab ühte jooksvat kogusummat, mitte kuupäevastatud kandeid. Seega näed aega kaardi kohta, kuid mitte seda, kes selle kulutas, ega seda, mis kuul. Ligikaudse kuunumbri saamiseks kaardi kohta ekspordi iga kuu lõpus ja lahuta eelmise faili minutid praegusest.