3DCraft führt seine Tallinner 3D-Druck-Werkstatt aus einem System

Die Werkstatt

3DCraft ist eine 3D-Druck-Werkstatt in Tallinn. Kunden schicken ein Modell oder eine Idee; die Werkstatt macht ein Angebot, druckt und übergibt die Teile – vom einzelnen Prototyp bis zur kleinen Serie. Die Arbeit ist handfest, doch fast alles drumherum ist Papierkram: Anfragen, Angebote, Rechnungen und ein Raum voller Maschinen, von denen jede echtes Geld gekostet hat.

Anfragen kommen als Leads an, nicht als E-Mails

Ein Druckauftrag beginnt mit einer Frage – einer Formulareinsendung von 3dcraft.ee, das Modell angehängt oder beschrieben. Dieses Formular sendet direkt in die Lead-Erfassung von ERPFlow, sodass jede Anfrage mit erfasster Quelle in der Pipeline landet, statt ungelesen in einem gemeinsamen Postfach zu liegen.

Von da an bilden die Phasen der Pipeline ab, wie die Werkstatt wirklich arbeitet: neu, Angebot raus, bestätigt, gedruckt. Die Notizen hängen am Lead – Material, Schichthöhe, Termin. Wer den Auftrag übernimmt, sieht das ganze Gespräch und nicht eine weitergeleitete E-Mail-Kette.

Ein gewonnenes Angebot ist schon ein Kunde

Wird aus einer Anfrage ein bezahlter Auftrag, konvertiert der Lead in einem Schritt zum Kundendatensatz. Nichts wird neu getippt: Kontaktdaten, Quelle und Notizen wandern mit, und jedes spätere Angebot und jede spätere Rechnung hängen an genau diesem Datensatz. Stammkunden – in einer Werkstatt die besten Kunden – erscheinen mit ihrer Historie bereits auf dem Bildschirm.

Rechnungen mit estnischer USt., direkt am Schreibtisch

Rechnungen gehen aus demselben Datensatz raus, in dem der Auftrag lebt: Positionen für Druck, Material und Nachbearbeitung, USt. je Position, ein PDF mit den Daten der Werkstatt. Weil ERPFlow im Format Peppol BIS Billing 3.0 (EN 16931) exportiert, kann die Werkstatt allen Kunden, die danach fragen, eine normgerechte E-Rechnung übergeben – für estnische Unternehmen zunehmend der Normalfall.

Die Drucker stehen im Anlagevermögen

Eine Druckerfarm ist Kapital: Jeder Drucker, jedes Ersatz-Hotend, jedes Werkzeug hat ein Anschaffungsdatum und einen Wert. 3DCraft führt seine Maschinen im Anlagevermögensregister von ERPFlow, neben den Kunden und Rechnungen, mit denen die Maschinen ihr Geld verdienen: was gekauft wurde, wann, und was es heute wert ist. Wird ein Drucker ausgemustert, sagt das Register, was er gekostet hat und was aus ihm geworden ist.

Ein Login für den ganzen Kreislauf

Der Kreislauf, der früher über ein Kontaktformular, ein Postfach, eine Rechnungssoftware und eine Maschinentabelle lief, ist jetzt ein System: Anfrage → Lead → Kunde → Rechnung, die Hardware im Anlagevermögen daneben. Für eine kleine Werkstatt liegt der Nutzen nicht in einer einzelnen Funktion, sondern darin, denselben Auftrag nie zweimal zu erfassen.