تخطيط الموارد لفرق الخدمات: اعرف من متاح ومن محجوز فوق طاقته

تخطيط الموارد لفريق خدمات يعني مقارنة الساعات المتاحة لكل شخص بالساعات الملتزم بها أصلًا للمشاريع، أسبوعًا بأسبوع. المتاح ناقص المحجوز يبيّن من هو متاح، والرقم السالب يبيّن من هو محجوز فوق طاقته. وللفريق الصغير يكفي جدول بيانات يُحدَّث أسبوعيًا.

هذه طريقة تديرها أنت. ERPFlow لا يخطط الموارد، والقسم الأخير يقول ما الذي يعرضه.

كيف تحسب الساعات المتاحة لشخص؟

الساعات المتاحة لشخص هي ساعات عقده، ناقص الإجازات والعطلات الرسمية، ناقص مخصص واقعي للعمل الداخلي. مصمم بعقد 37.5 ساعة، وفي الأسبوع عطلة رسمية وخمس ساعات اجتماعات داخلية وأعمال إدارية، لديه 25 ساعة للتخطيط. والتخطيط على 37.5 هو الطريقة التي ينهار بها الجدول بحلول الأربعاء.

المخصص هو الرقم الذي يخمّنه الناس. قِسه بدلًا من ذلك: اطلب من الفريق تدوين وقتهم الداخلي لمدة شهر، ثم استخدمه. وإذا كنت تحتفظ بـمتتبّع للإجازات، فإنه يعطيك عمود الإجازات مباشرة.

كيف ترى من هو متاح ومن هو محجوز فوق طاقته؟

ترى من هو متاح ومن هو محجوز فوق طاقته بوضع صف لكل شخص وعمود لكل مشروع في جدول أسبوعي، ثم طرح الساعات المحجوزة من الساعات المتاحة. هذا أسبوع مُختلَق في استوديو من أربعة أشخاص. «المتبقي» هو المتاح ناقص المحجوز.

اقرأ الصفوف وتجاهل أسفل اليمين. إجمالي الفريق يقول إن 19 ساعة متاحة، وهذا يوحي بأن كل شيء على ما يرام. والواقع أن المصمم الرئيسي فوق طاقته بـ6 ساعات، وأغلب الوقت المتاح يخص مطوّرًا مبتدئًا لا يستطيع تولي أعمال التصميم.

والحل هنا ظاهر في الجدول: انقل 6 ساعات تصميم إلى المصمم بدوام جزئي، فتبقى له ساعة واحدة. أما نصف ساعة تجاوز المطوّر فلا تستحق اجتماعًا.

ماذا تفعل حين يكون شخص محجوزًا فوق طاقته؟

حين يكون شخص محجوزًا فوق طاقته، جرّب الخيارات بترتيب كلفتها عليك، الأرخص أولًا.

وهناك خيار سابع، وهو ما يحدث حين لا يقرر أحد: يعمل الشخص متأخرًا ويذهب المخصص الداخلي بهدوء إلى الصفر. يوصلك ذلك إلى نهاية أسبوع. افعله ربع سنة وسيبدأ التدريب والعمل الإداري والناس أنفسهم بالتضرر.

وإذا احتجت إلى تغيير تاريخ عميل، فاسأل مبكرًا وأعطه خيارًا:

نحن نجدول الأسبوعين القادمين، ومراجعة التصميم المخططة في يوم 14 تتعارض مع موعد آخر. نستطيع تسليمها في 18 دون تغيير في التكلفة، أو إبقاء 14 بإضافة مصمم ثانٍ بالسعر المتفق عليه. أيهما تفضلون؟

وقبل نقل العمل إلى شخص أرخص، تحقق مما يفعله ذلك بهامش العمل. تختلف الإجابة بين العمل بالساعة والعمل بأتعاب ثابتة، كما يبيّن دليل ربحية المشروع بحسب الشخص.

كيف تخطط لعمل لم يتأكد بعد؟

خطط للعمل غير المؤكد بإبقائه في صف منفصل واختبار الخطة بوجود العمل وبدونه، بدلًا من حجز نسبة منه. احتمال 50% لعمل من 40 ساعة لا يعني 20 ساعة الأسبوع القادم. يعني إما لا شيء أو 40 ساعة، والخطة المبنية على 20 خاطئة في الحالتين.

باستخدام الأسبوع أعلاه، لدى الفريق 19 ساعة متاحة. إذا وصل ذلك العمل من 40 ساعة، فأنت ناقص 21 ساعة، فقرر الآن ماذا ستفعل: أي عمل يتحرك، أو أي متعاقد ستتصل به. وإن لم يصل، فلا شيء يتغير. وحين يوقّع العميل، ينتقل إلى أعمدة المحجوز.

إلى أي مدى يجب أن يخطط فريق الخدمات مسبقًا؟

ينبغي لفريق خدمات صغير أن يخطط نحو أسبوعين بالتفصيل، مشروعًا بمشروع، وستة إلى ثمانية أسابيع بإجماليات تقريبية. وما بعد ذلك تعكس الخطة في الغالب ما تأمل أن تبيعه. ويعطي دليل نموذج تخطيط السعة التخطيط للنظر عدة أسابيع إلى الأمام.

مرة كل شهر، قارن ما حجزته بالساعات التي قضاها الناس فعلًا. إذا كانت الأعمال تستغرق باستمرار 20% أطول من المخطط، فجدولك يقلل الساعات المحجوزة بهذا القدر، فالناس أقل تفرغًا مما يظهر، والإصلاح مكانه تقديراتك. ويبيّن الميزانية مقابل الساعات الفعلية كيف تجري تلك المقارنة على عمل بأتعاب ثابتة، ويعطيك معدّل الاستغلال نظرة إلى الخلف عبر الفريق كله.

معرفة من غائب ومن محجوز في ERPFlow

ERPFlow لا يخطط الموارد. ليس فيه تقارير للسعة أو الاستغلال، ولا جدول مناوبات، ولا طريقة لحجز ساعات شخص على مشروع، فيبقى الجدول وحساباته في جدول بياناتك.

ما يعرضه ERPFlow مدخل مفيد للجدول:

• تقويم شخص واحد: يعرض تبويب التقويم في سجل الموظفين الساعات القابلة للحجز والحجوزات والإجازات والعطلات الرسمية، بحسب الأسبوع أو الشهر. وتأتي الساعات القابلة للحجز والحجوزات من صفحات الحجز، فمن ليس على إحداها لا ساعات قابلة للحجز لديه لتُعرض. ولا يرى كل دور إلا ما يُسمح له.
• من غائب: في الإجازات تقويم للفريق، شبكة شهرية بصف لكل موظف، تُرسم الغيابات أشرطة وتُظلَّل العطلات الرسمية. والغياب المعتمد يُخرج ذلك الشخص أيضًا من الفترات المفتوحة في صفحة حجز قابلة للضبط.
• ما استحقاقه قريب: تُظهر بطاقات المشاريع من كُلّف بها ومتى موعد كل منها، وتتحول إلى الكهرماني ثم الأحمر مع اقتراب الموعد. ولا شيء يجمع كم ساعة يُلزم ذلك أحدًا بها.