سياسة مطالبات المصروفات لشركة مشاريع صغيرة

تبين سياسة مطالبات المصروفات لشركة مشاريع صغيرة ما يستطيع الموظفون المطالبة به، وما يحتاج إلى موافقة مسبقة، وأي إثبات يُرفق، وخلال كم من الوقت تُقدَّم المطالبة، وكيف تصل التكاليف إلى العميل. تكفي صفحة واحدة. الصياغة أدناه جاهزة للنسخ. حدّد حدودك أنت، وراجع الأسطر الضريبية مع محاسبك.

مثال على سياسة مطالبات المصروفات يمكنك نسخه

كُتبت سياسة مطالبات المصروفات هذه لشركة مختلقة. الأرقام بين الأقواس أمثلة تستبدلها بأرقامك، وليست مبالغ موصى بها.

1. المبدأ. نسدد التكاليف المعقولة التي تدفعها شخصيًا أثناء عملك لدى [الشركة]. ولا ينبغي أن تنتهي أفضل حالًا ولا أسوأ.

2. اسأل أولًا. احصل على موافقة قائد مشروعك قبل أي رحلة تتضمن مبيتًا، وقبل إنفاق أكثر من [€100] على بند واحد.

3. الإيصالات. أرفق إيصالًا لكل بند. إيصال البطاقة لا يكفي، لأنه لا يبين ما اشتُري ولا ضريبة القيمة المضافة. ولأي شيء فوق [€100] اطلب فاتورة ضريبية باسم الشركة. وإن فقدت إيصالًا فاذكر ذلك في المطالبة وسيقرر [الاسم].

4. رموز المشاريع. ضع رمز المشروع على كل تكلفة مشروع، وبيّن هل يمكن إعادة تحميلها على العميل.

5. الموعد النهائي. قدّم المطالبات بحلول [الخامس] من الشهر التالي. وقد نرفض كل ما هو أقدم من [ثلاثة أشهر].

6. الاعتماد. يعتمد قائد مشروعك أو مديرك المباشر مطالبتك. ولا يعتمد أحد مطالبته. وتذهب مطالبات المديرين إلى [مدير آخر أو مسؤول مسك الدفاتر].

7. الدفع. ندفع المطالبات المعتمدة بتحويل مصرفي خلال [10] أيام عمل. ولا يتوقف ذلك على أن يكون العميل قد دفع لنا.

8. بطاقات الشركة. الإنفاق ببطاقة الشركة يحتاج إلى الإيصالات ورموز المشاريع نفسها، وبالموعد النهائي نفسه.

9. المطالبات الكاذبة. المطالبة الكاذبة عمدًا مسألة تأديبية. أما الخطأ الصادق فيُصحَّح فقط.

ثم أضِف جدولًا بما يمكن المطالبة به، لأنه الجزء الذي سيرجع إليه الموظفون فعلًا:

كيف تبدو مطالبة مصروفات محسوبة؟

تُظهر مطالبة المصروفات المحسوبة كل بند برمز مشروعه، وهل يمكن إعادة تحميله، مع الصافي والضريبة والإجمالي منفصلة. إليك مثالًا مختلقًا، بضريبة قيمة مضافة 20%، مع تذكرة قطار لا تحمل ضريبة:

يخرج من هذا النموذج ثلاثة أرقام مختلفة:

• يُسدَّد للموظف €252.00، وهو الإجمالي الذي أنفقه فعلًا.
• تكلفة الشركة €218.00، إن استطاعت استرداد ضريبة القيمة المضافة البالغة €34.00.
• يُعاد تحميل العميل €158.00 صافية (€48 + €110)، بالإضافة إلى الضريبة إن انطبقت على إعادة التحميل. أما الـ€60.00 الباقية فتبقى تكلفة على الشركة.

الخطأ الذي ينبغي تجنبه هو إعادة تحميل الفندق بمبلغ €132 ثم إضافة الضريبة، لأن ذلك يحمّل العميل ضريبة على ضريبة. وطريقة فرض الضريبة على إعادة التحميل تتوقف على كونه مبلغًا مدفوعًا نيابة عن العميل أم جزءًا من خدمتك. ويتناول دليلا فوترة المصروفات القابلة للاسترداد وضريبة القيمة المضافة على المصروفات القابلة للاسترداد الحالتين.

ما الذي تحتاجه الشركة لاسترداد ضريبة القيمة المضافة على مصروفات الموظفين؟

لاسترداد ضريبة القيمة المضافة على مصروف موظف، تحتاج الشركة عمومًا إلى فاتورة ضريبية أو إيصال سليم عن تكلفة تجارية حقيقية، وبعض الفئات محجوبة مهما كانت الأوراق.

• في الاتحاد الأوروبي، تجعل المادة 178(a) من توجيه ضريبة القيمة المضافة حيازة فاتورة صحيحة شرطًا لخصم الضريبة، وتستثني المادة 176 الإنفاق الذي ليس تجاريًا بحتًا، مثل الكماليات والتسلية والترفيه. وتطبق الدول الأعضاء حدودها فوق ذلك، فما هو محجوب يتفاوت من بلد إلى آخر.
• في المملكة المتحدة، يستطيع المورّد إصدار فاتورة ضريبية مبسطة للتوريدات التي تبلغ £250 أو أقل، فقد يكفي إيصال صندوق يبين اسم المورّد وعنوانه ورقمه الضريبي والتاريخ والوصف والإجمالي ومعدل الضريبة. وضريبة القيمة المضافة على الترفيه التجاري محجوبة عمومًا، مع استثناء للعملاء في الخارج. أما ترفيه موظفيك أنفسهم فيُعامل معاملة مختلفة.

وعمليًا، تعامل مع ضيافة العملاء كتكلفة تشمل ضريبتها ما لم يخبرك محاسبك بخلاف ذلك. ولهذا تطلب السياسة أسماء الحاضرين بالإضافة إلى الإيصال.

هل المصروفات المسددة خاضعة للضريبة بالنسبة للموظف؟

المصروفات المسددة غير خاضعة للضريبة عمومًا حين تسدد تكلفة تجارية حقيقية، لكن القواعد تتفاوت من بلد إلى آخر وتشتد على البدلات المدفوعة دون إثبات إنفاق.

في المملكة المتحدة، يعني إعفاء HMRC للمصروفات المدفوعة أو المسددة أن صاحب العمل لا يلزمه الإبلاغ عن مصروف كان بإمكان الموظف خصمه كاملًا. وهو لا يشمل مدفوعات الأميال لمركبة الموظف الخاصة، التي لها أسعارها الخاصة. وللمدفوعات بنسب مقطوعة شروطها، فاسأل قبل أن تدفع واحدة.

في الولايات المتحدة، يصف IRS Publication 463 خطة المساءلة (accountable plan): للمصروف صلة بالعمل، ويحاسب الموظف عنه خلال مدة معقولة، ويعيد أي زيادة. والمحاسبة خلال 60 يومًا تُعدّ معقولة. والمبالغ خارج هذه القواعد تُعامل كأجور.

وفي غير ذلك، اسأل محاسبك أي بدلات مقطوعة يقبلها بلدك. واحذر البدل المقطوع المدفوع كل شهر «للمصروفات»، فهو يخص كشف الراتب عادةً.

أي أخطاء في مطالبات المصروفات تكلّف الشركة مالًا؟

أخطاء مطالبات المصروفات التي تكلّف الشركة مالًا هي في الغالب الأخطاء الصامتة التي لا تظهر كخطأ.

• تكاليف قابلة لإعادة التحميل دون علامة. فاتورة فندق بلا رمز مشروع لا تصل أبدًا إلى فاتورة العميل، وتتحملها الشركة ببساطة.
• مطالبات تُجمع لربع سنة. ربما تكون الضريبة حينها تخص إقرارًا سابقًا، وقد يكون العمل فُوتر بالفعل.
• الاعتماد الذاتي. نادرًا ما يكون غير أمين. هو يزيل فقط الفحص الوحيد على صحة رمز أو رقم.
• إيصالات البطاقة بدل الإيصالات. تثبت الدفع لكنها لا تثبت ما اشتُري، فلا تسند استرداد الضريبة.
• سلف غير مسوّاة. عهدة نقدية بلا مطالبة مقابلها إما قرض أو أجر، ومن الأفضل أن تعرف أيهما.

تسجيل مطالبات المصروفات في ERPFlow

ليس في ERPFlow مطالبات مصروفات للموظفين ولا سير عمل للاعتماد ولا سداد، فيبقى نموذج المطالبة واعتماده خارجه، في جدول بيانات أو على ورق.

بعد اعتماد مطالبة، سجّل كل تكلفة كـمصروف باسم ومبلغ وفئة وضريبة وأي مورّد، وأرفق الإيصال. وعلى الهاتف أو اللوحي يرفق التقاط صورة صورته بخطوة واحدة. لا توجد قراءة للإيصالات، فتكتب الأرقام. وتظهر مجاميع هذا الشهر والشهر الماضي وهذه السنة وكل الوقت فوق القائمة.

والمصروف في ERPFlow غير مرتبط بعميل أو بعمل، فلن يعرض لك التكاليف لكل مشروع. ضع رمز المشروع في اسم المصروف لتجده لاحقًا، وأبقِ نموذج المطالبة سجلك حسب العمل. ولإعادة تحميل تكلفة، أضِفها كسطر في الفاتورة بنفسك. وصلاحية إدارة المصروفات تشمل كل المصروفات لا مصروفات الشخص وحده، لذلك الأسلم أن يبقى الإدخال لدى شخص واحد.