قالب مطالبة الأميال لشركات المشاريع

يحتاج قالب مطالبة الأميال إلى صف لكل رحلة: التاريخ، ونقطة البداية، والوجهة، والغرض، ورمز المشروع، وأميال العمل، والسعر، والمبلغ. وأضِف الموظف والمركبة والأميال المطالَب بها بالفعل في السنة الضريبية. في المملكة المتحدة، سعر HMRC المعتمد للسيارات هو 55p للميل في أول 10,000 ميل عمل في 2026 إلى 2027، ثم 25p.

قالب مطالبة الأميال لتنسخه

لهذا القالب ترويسة قصيرة وصف لكل رحلة. والإجمالي الجاري للأميال في الترويسة هو الحقل الذي تغفله معظم القوالب، وبه تعرف متى ينخفض السعر. إليك مثالًا مختلقًا لموظف في شركة مشاريع بريطانية:

يستحق عمود المشروع مكانه حين تفوتر. يبلغ ريفرسايد 62 ميلًا و£34.10، وهو ما ستعيد تحميله على ذلك العميل إن سمح العقد. في جدول البيانات، المبلغ ببساطة الأميال × السعر، والإجمالي الجاري هو رقم الشهر الماضي زائد أميال هذه المطالبة.

ما الأسعار الحالية للأميال؟

الأسعار الحالية في المملكة المتحدة في الجدول أدناه، وأي قالب ما يزال يعرض 45p للسيارات قديم. ظل سعر الشريحة الأولى 45p مدة 15 سنة وارتفع إلى 55p اعتبارًا من 6 أبريل 2026. وقالت الحكومة إنها ستراجع الأسعار للسنوات التالية، فتحقق مجددًا قبل كل 6 أبريل.

هذه الأسعار التي ينشرها HMRC، وتنطبق على مركبة الموظف الخاصة. أما سيارات الشركة فتستخدم أسعار الوقود الاستشارية المنفصلة، التي يراجعها HMRC كل ربع سنة.

في الولايات المتحدة، تغيّر السعر القياسي للعمل لدى IRS في منتصف السنة: 72.5 سنتًا للميل من 1 يناير إلى 30 يونيو 2026، و76 سنتًا من 1 يوليو إلى 31 ديسمبر 2026. والمطالبة التي تعبر ذلك التاريخ تحتاج إلى السعرين.

وفي غيرها، تُحدَّد الأسعار والقواعد وطنيًا، وبعض البلدان ليس لديها رقم معتمد أصلًا، فاستخدم رقم مصلحة الضرائب لديك. غيّر عمود السعر ويظل القالب يعمل.

كيف يعمل سعرا HMRC عبر السنة؟

يعمل سعرا HMRC لكل موظف في كل سنة ضريبية: أول 10,000 ميل عمل من 6 أبريل بسعر 55p، وما فوقها بسعر 25p. يجمع HMRC أميال كل المركبات التي يستخدمها الموظف في تلك السنة.

إليك مثالًا مختلقًا. يقود موظف 11,200 ميل عمل في السنة. المبلغ المعتمد هو 10,000 × 55p = £5,500، زائد 1,200 × 25p = £300، فيكون £5,800. وما يحدث بعد ذلك يتوقف على ما تدفعه الشركة.

الشركة التي تنسى الشريحة الثانية تنتهي في الصف الأخير دون أن تعلم. وهذا هو الخطأ الذي يمنعه الإجمالي الجاري.

أما التأمين الوطني (National Insurance) فيعمل بشكل مختلف. إجراء HMRC يحدد المبلغ المستبعد من أرباح الفئة 1 (Class 1) بسعر ثابت قدره 55p للميل، دون شريحة أدنى. لذلك في الصف الأخير تخضع الـ£360 للضريبة، لكنها لا تخضع لتأمين الفئة 1 الوطني على هذا الأساس. استشر مزوّد كشوف الرواتب، خاصة إن كنت تدفع أيضًا بدل سيارة، لأنه يُحتسب ضمن الحد نفسه.

أي رحلات يمكن إدراجها في مطالبة الأميال؟

يمكن إدراج رحلات العمل في مطالبة الأميال، ولا يمكن إدراج التنقل العادي إلى العمل. وفي أعمال المشاريع يكون السؤال عادةً هل يُعدّ الموقع مكان عمل مؤقتًا، وهو ما يشرحه HMRC في الكتيب 490.

يهم صفّ الـ24 شهرًا الشركات القائمة على المواقع، ومنها البناء. يتناول اختبار HMRC ما هو متوقع: مشروع مخطط له 18 شهرًا ومُدِّد إلى 30 يكون مؤقتًا حتى تاريخ تمديده، ودائمًا بعده. دوّن ذلك التاريخ في ملف المشروع، لأن الرحلة نفسها تتوقف عن كونها قابلة للمطالبة منذئذ.

يمكن أن تكون سياستك أشد من القاعدة الضريبية. بعض الشركات تخصم التنقل المعتاد من أي رحلة من المنزل إلى الموقع لتبسيط الأمور، وسياسة مطالبات المصروفات هي المكان لقول ذلك. أما محاسبة العميل على الوقت المقضي في السفر فمسألة منفصلة، يتناولها دليل فوترة وقت السفر.

هل تستطيع الشركة استرداد ضريبة القيمة المضافة على الأميال؟

تستطيع شركة بريطانية مسجَّلة في ضريبة القيمة المضافة استرداد الضريبة على جزء الوقود فقط من بدل الأميال، وليس على الدفعة كلها. تقول الإشعارة VAT Notice 700/64 أن تضرب عنصر الوقود في كسر الضريبة، ويجب أن يقوم البدل على أميال قيدت فعلًا.

إليك حسابًا مختلقًا بالأميال الـ150 أعلاه، بافتراض تكلفة وقود 14p للميل. عنصر الوقود هو 150 × 14p = £21.00. وكسر الضريبة بمعدل 20% هو 1/6، فتكون الضريبة المستردة £3.50. اتفق مع محاسبك على كيفية تحديد رقم الوقود.

وتحدد الإشعارة أيضًا السجلات التي يجب الاحتفاظ بها لكل موظف: الأميال المقطوعة، وهل كانت الرحلة للعمل وللاستخدام الخاص معًا، وسعة أسطوانات المركبة، ومعدل البدل، والضريبة المطالَب بها. وتحتاج أيضًا إلى فواتير الوقود، ما لم يُشترَ الوقود ببطاقة وفّرتها. لذلك أضِف سعة المحرك إلى ترويسة القالب، واطلب من السائقين الاحتفاظ بإيصالات الوقود إن كنت تخطط للاسترداد.

تسجيل مطالبات الأميال في ERPFlow

ليس في ERPFlow تتبع للأميال ولا مطالبات للموظفين ولا سداد، فيبقى القالب أعلاه في جدول بيانات، وكذلك الإجمالي الجاري للأميال.

عندما تدفع مطالبة، سجّلها كـمصروف في فئة خاصة بك، مثل الأميال، وأرفق الجدول الموقّع. المصروف غير مرتبط بعميل أو بعمل، فلن يجمع ERPFlow الأميال حسب المشروع. وعمود المشروع في جدولك يفعل ذلك.

لإعادة تحميل الأميال على عميل، أضِفها إلى الفاتورة كسطر بالأميال ككمية وسعرك كسعر. وإذا كنت تفعل ذلك كثيرًا فإن خدمة مسماة لها بسعر مضبوط مسبقًا توفّر إعادة الكتابة.