Son güncelleme: 6 Kasım 2026
Genel bilgilendirmedir, vergi ya da hukuk danışmanlığı değildir. Kurallar ülkenize ve durumunuza göre değişir; vergi ya da hukuk sonucu doğuran her konuyu muhasebecinizle kontrol edin.
Müşteri faturalaması için zaman ve malzeme takibi yapmak üzere her iş için bir iş föyü açın, işçiliği kişi ve gün bazında yazın, her malzemeyi maliyeti ve satış fiyatıyla kaydedin, makbuzları işin altında tutun. Faturalama zamanında işçilik ile malzemeyi toplayın. Bir uygulama ancak ikisini de iş yerinde yakalayabiliyorsa işe yarar.
Zaman ve malzeme iş föyü neye benzer?
Zaman ve malzeme iş föyünde aynı iş numarası altında iki tablo bulunur: biri işçilik, biri malzeme için. İşte uydurma bir örnek: zaman ve malzeme sözleşmesiyle kombi değiştiren bir ısıtma firması; işçilik, ustada saati 55 €, çırakta 30 €.
İşçilik, iş 2026-118
| Tarih | Kişi | İş | Saat | Ücret | Net |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 Mart | Usta | Söküm, ilk kademe tesisat | 7,5 | 55 € | 412,50 € |
| 4 Mart | Usta | Boru tesisatı | 8,0 | 55 € | 440,00 € |
| 4 Mart | Çırak | Boru tesisatı | 8,0 | 30 € | 240,00 € |
| 5 Mart | Usta | Devreye alma | 4,5 | 55 € | 247,50 € |
| İşçilik toplamı | 28,0 | 1.340,00 € |
Malzeme, iş 2026-118
| Kalem | Kaynak | Adet | Birim maliyet | Kâr payı | Birim satış | Net |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Radyatör vanası | Makbuz 1182 | 6 | 14,00 € | %20 | 16,80 € | 100,80 € |
| 22 mm bakır boru, metre | Makbuz 1182 | 18 | 6,50 € | %20 | 7,80 € | 140,40 € |
| Kombi | Tedarikçi faturası 5521 | 1 | 1.150,00 € | %10 | 1.265,00 € | 1.265,00 € |
| Malzeme toplamı | 1.506,20 € |
Malzemenin maliyeti 1.351,00 €, satışı 1.506,20 €. İşin toplamı şöyle çıkar:
| Tutar | |
|---|---|
| İşçilik | 1.340,00 € |
| Malzeme | 1.506,20 € |
| Net | 2.846,20 € |
| %20 KDV | 569,24 € |
| Ödenecek toplam | 3.415,44 € |
Atlanan sütun Kaynak sütunudur. O gün doldurmak hiçbir şeye mal olmaz ve "bu 140 € ne?" sorusunu bir öğleden sonra yerine bir dakikada yanıtlamanızı sağlar. Yalnızca işçilik tarafı için faturalanabilir saatleri faturaya dönüştürme rehberi daha ayrıntıya girer.
Malzemelerin faturadan düşmesini nasıl önlersiniz?
Malzemeler, tedarikçinin tezgâhı ile ofis arasında faturadan düşer; bu yüzden onları tam orada yakalayarak önleyin. İşçilik genellikle kaydedilir, çünkü çalıştığı günü biri hatırlar. 14 €'luk bir vana ise cumaya kadar unutulur.
- Alıma iş numarasını yazdırın. Tedarikçiye verin ki makbuza veya cari hesap faturasına basılsın.
- Her makbuzu aynı gün fotoğraflayın. Dosyaya iş numarasını verin. Başlangıç için iş başına ortak bir klasör yeter.
- Araçtaki stoğu kullandığınızda kaydedin. Makbuzu yoktur, bu yüzden tek kayıt bir nottur. Yaygın kalemler için sabit bir fiyat listesi kullanın.
- İşi bir son turla kapatın. Faturalamadan önce işi yapana başka neyin girdiğini sorun. Tedarikçiye iade edilen her şeyi düşün.
Malzemeye kâr payı koyabilir misiniz?
Müşteri kabul ettiyse malzemeye kâr payı koyabilirsiniz ve bunu kabul ettirecek yer tekliftir. Böyle bir madde tavanı da belirler:
İşçilik, usta için saati 55 €, çırak için saati 30 € üzerinden, kişi ve gün bazında kaydedilerek ücretlendirilir. Malzeme maliyet artı %20 ile, 500 €'yu aşan kalemlerde ise maliyet artı %10 ile ücretlendirilir; makbuzlar talep üzerine sunulur. Yazılı onayınız olmadan KDV hariç 3.500 €'yu aşmayacağız.
İki şey insanları yanıltır. %20 kâr payı, %20 kâr marjı değildir: 100 €'luk bir kalemi 120 €'ya satarsanız 120 €'nun 20 €'su kalır, bu da %16,7'dir. Müşteriye "maliyetine" dediyseniz, kendinizde tuttuğunuz bir toptan alım indirimini savunmak zordur; bu yüzden "maliyet" gerçekten ödediğiniz tutar olmalıdır.
Zaman ve malzeme işinde malzemeye KDV nasıl uygulanır?
Zaman ve malzeme işinde KDV genellikle malzemeye tam satış fiyatı üzerinden uygulanır, çünkü malzeme sunduğunuz hizmetin parçasıdır. AB KDV Direktifi, müşteriye yansıttığınız ek masrafları vergi matrahına dahil eder (78. madde). Müşteri adına ve hesabına yapılan harcamalar için geri ödenen tutarları ise matrahın dışında bırakır (79. madde); bu gerçek bir yansıtma masrafıdır ve bir vanayı kendi adınıza aldığınızda nadiren söz konusudur.
Oran ülkenize ve işinize bağlıdır; bazı inşaat hizmetlerinde indirimli oranlar veya tersine yükümlülük vardır, bu yüzden yerel kuralı kontrol edin. Müşteriye yansıtılan masraflarda ve yansıtma kalemlerinde KDV ile müşteriye yansıtılan masrafların faturalanması rehberleri bu ayrımı anlatır.
Zaman ve malzeme uygulaması neler yapmalı?
Zaman ve malzeme uygulaması işçiliği ve malzemeyi işin başında yakalamalı ve bunları yeniden yazmadan fatura satırlarına dönüştürmelidir. Bir elektronik tablo ve bir fotoğraf klasörü bir iki araç için yeter. Saatler geç gelmeye veya makbuzlar kaybolmaya başladığında bir uygulama arayın ve deneme süresince şunları gerçek bir işte test edin:
| Şunu yapmalı | Neden | Nasıl test edilir |
|---|---|---|
| Saatleri iş ve kişi bazında telefondan kaydetmek | Araçta kaydedilen saatler doğrudur. Cuma günü kaydedilenler değildir | Zayıf sinyalle, iş yerinde bir iş kaydedin |
| Makbuz fotoğrafını işe bağlamak | Malzemeler tedarikçi ile ofis arasında kaybolur | Üç tane ekleyin, bir hafta sonra işten bulun |
| Her malzeme için maliyet ve satış fiyatı tutmak | Hem fatura hem kâr marjınız için ikisi de gerekir | %20 kâr payıyla bir parça ekleyin ve toplamı kontrol edin |
| İş föyünü fatura satırlarına dönüştürmek | Hatalar yeniden yazarken başlar | Deneme işini faturalayın ve satır satır karşılaştırın |
| Her şeyi dışa aktarmak | Muhasebeciniz için ya da ayrılırsanız verilere ihtiyaç duyarsınız | Bir işi dışa aktarın ve dosyayı açın |
ERPFlow'da zaman ve malzeme işi nasıl faturalanır?
ERPFlow bir zaman ve malzeme takip uygulaması değildir. Şu an zamanlayıcı veya puantajı yok. Zaman takibi, takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil, yakında geliyor. İş föyü de yerinde yakalama da yok, giderler de müşterilere veya işlere bağlanmaz; yani iş başına maliyet veya marj yoktur. İş föyünü başka bir yerde tutun.
ERPFlow fatura aşamasında devreye girer; toplamları zaten elinde olan ev hizmetleri ve saha hizmetleri firmalarına uygundur:
- İşçilik: birimi saat ve fiyatı belirlenmiş bir hizmet. Faturada bunu seçin ve saati miktar olarak yazın.
- Malzeme: bir ürün fiyat ve stok düzeyi taşır ve işçilikle aynı faturada yer alabilir. Her satır miktar çarpı fiyattır; isteğe bağlı bir indirim yüzdesi ve kendi vergi oranı vardır. Ürün satırı olan bir fatura oluşturmak o miktarı stoktan düşer.
- Maliyetleriniz: giderler ödediklerinizi kategori, tedarikçi ve KDV ile kaydeder ve makbuzu ekleyebilirsiniz. Dönem ve tedarikçi bazında toplam verirler, hiçbir zaman iş bazında vermezler.