Hukuk bürosunda süre kaydı ve faturalama iş akışı

Bir hukuk bürosunun süre kaydı ve faturalama iş akışı, hizmet sözleşmesinden süre kaydı ve ön fatura incelemesi üzerinden nihai faturaya ve ödemeye kadar uzanır; müşteri parası ayrı yönetilir. Önce ücret esasını kararlaştırın, süreyi aynı gün yerinde bir açıklamayla kaydedin, sorumlu avukata her taslağı inceletin, sonra sabit bir döngüyle faturalayın.

Hukuk bürosu faturalama iş akışının adımları nelerdir?

Bir hukuk bürosu faturalama iş akışı sekiz adımdan oluşur ve her biri, sonradan ortaya çıkacak belirli bir sorunu önlemek için vardır.

Avukatlar faturalanabilir süreyi nasıl kaydetmeli?

Avukatlar süreyi çalışıldığı gün, bir dosyaya karşı, sabit bir birimle ve müşterinin açıklamasız okuyabileceği bir açıklamayla kaydetmelidir. Altı dakikalık birimler saatlik hukuki faturalamada yaygın bir uygulamadır; ancak hizmet sözleşmenizde ne yazıyorsa onu kullanın. Faturalama aralığı tablosu dakikaları birimlere çevirir.

Açıklama, kaydın bir ücret itirazında ayakta kalıp kalmayacağını belirler.

Zayıf: "Dosya üzerinde çalışma. 1,2"

Daha iyi: "Kiralayanın kira sözleşmesi taslağı incelendi; 4. ve 11. maddeler işaretlendi; fesih hakkı konusunda müşteriye e-posta gönderildi. 1,2"

Tüm süreyi kaydedin; ücretlendirmeyeceğiniz süre dahil. İncelemede kesmek, görebileceğiniz bir karardır. Hiç kaydedilmemiş süre ise ders çıkaracak hiçbir şey bırakmaz ve bir sonraki sabit ücreti tahmine çevirir. Faturalamamaya karar verdiğiniz süreye ne olduğunu değer düşümü ve alacağı silme yazısı ele alır.

Bir faturayı çıkmadan önce nasıl incelersiniz?

Ön fatura, sorumlu avukatın kesilmeden önce okuduğu taslak faturadır ve bir ücret sorununu düzeltmenin en ucuz olduğu andır. Müşteri gibi okuyun: her açıklama kendini açıklıyor mu ve her satırı telefonda savunmaktan memnun olur muydunuz?

İşte uydurma bir örnek. Üç kişilik bir büro, ticari bir kira sözleşmesi üzerindeki bir ayın işini faturalıyor. Kaydedilen sürenin değeri 1.366 €. İncelemede ortak, tekrarlanan avukat araştırmasının 0,8 saatini, yani 112 €'luk kısmı siliyor. Müşteri dosya açılırken hesaba mahsuben 1.000 € ödedi.

Bu faturadaki gerçekleşme oranı %91,8'dir: kaydedilen 1.366 €'dan 1.254 € faturalandı. Dosyalar boyunca izlenirse bu rakam, hangi tür işe sürekli değer düşümü yaptığınızı gösterir.

Mahkeme harcı, burada KDV hesabının dışında kalıyor, çünkü örnek onu müşterinin vekili olarak ödenen bir yansıtma masrafı sayıyor. Her masraf buna uymaz. HMRC'nin KDV Bildirimi 700, bölüm 25'teki koşulları katıdır, AB dayanağı KDV Direktifi'nin 79. maddesidir ve müşteriye yansıtılan masraflarda ve yansıtma kalemlerinde KDV rehberi testi adım adım anlatır.

Müşteri parası ve emanet hesapları faturalamaya nasıl uyar?

Müşteri parası ve emanet hesabı kuralları yargı alanına göre değişir ve sizi bağlayan kural kendi düzenleyici kurumunuzdan ya da barodan gelir. Aşağıdaki iki örnek, ne kadar farklı olabileceklerini gösterir. Hiçbiri size neyin uygulandığını söylemez.

• İngiltere ve Galler: SRA Accounts Rules uyarınca ücretler ve ödenmemiş yansıtma masrafları için fatura teslim edilmeden önce alınan para müşteri parasıdır (2.1(d) sayılı kural, 2.2 sayılı kuralda dar bir istisnayla). Büronun kendi parasından ayrı tutulur (4.1 sayılı kural) ve müşteri parasının masrafları ödemek için aktarılmasından önce bir fatura ya da başka bir yazılı masraf bildirimi verilmelidir (4.3 sayılı kural).
• Amerika Birleşik Devletleri: her eyalet kendi kurallarını koyar. Çoğu, American Bar Association Model Rule 1.15'i örnek alır ve ayrıntıda, peşin ödenen sabit bir ücretin nasıl ele alındığı dahil, farklılaşır.

Başka yerlerde baronuza ya da hukuk topluluğuna sorun. Faturalama noktası, nerede çalışırsanız çalışın geçerlidir: hesaptaki para, bir fatura var diye gelirinize dönüşmez. Kurallarınızın izin verdiği zaman hareket eder ve faturalamanızda değil, bunun için kurulmuş bir defterde kaydedilir.

Kurumsal müşteriler ve sigortacılar faturada ne ister?

Kurumsal müşteriler ve sigortacılar, kendi faturalama yönergeleriyle faturanın biçimini belirleyebilir. Bu, onaylı ücretler, kimin neyi ücretlendirebileceğine sınırlar ve UTBMS görev kodlarıyla LEDES gibi bir biçimde elektronik faturalar anlamına gelebilir. İlk faturadan önce yönergeleri okuyun, çünkü uymayan bir fatura ödenmeden geri gönderilebilir.

Bir hukuk bürosu ne sıklıkla fatura göndermeli?

Bir hukuk bürosu faturaları sabit bir döngüyle göndermeli ve aylık, çoğu saatlik dosyaya uyar. Müşteri bir ayın ücretlerini sindirebilir ve işi hâlâ hatırlar; altı ayı kapsayan bir fatura ise daha büyüktür ve itiraz etmesi daha kolaydır. Sabit ücretli dosyalar sözleşmede kararlaştırılan aşamalarda faturalanır; bu, bir projedeki hakedişe göre faturalama ile aynı şekilde işler.

ERPFlow'da küçük bir büronun faturalama tarafını yürütmek

ERPFlow küçük bir hukuk bürosunun iş tarafını yürütür. Bir hukuk bürosu yönetim sistemi değildir ve emanet muhasebesi yoktur: müşteri hesabı defteri, müşteriler adına tutulan paranın mutabakatı ve çıkar çatışması kontrolü yoktur. Müşteri parası bugün bunun için kullandığınız sistemde kalır.

• Başvurular: web sitenizdeki bir müşteri adayı formu her başvuruyu kaynağıyla birlikte bir müşteri adayı olarak kaydeder; müşteriyi kabul ettiğinizde dosyalarıyla birlikte bir müşteri kaydına dönüşür.
• Dosyalar: her dosyayı müşteriye bağlı, kartları, sahipleri ve teslim tarihleri olan bir proje panosu olarak açın. Projeleri görebilen her üye her projeyi görür; bu yüzden dosyalar arasında etik duvarlara ihtiyacı olan bir büro bunu gerçek bir eksiklik olarak bulacaktır.
• Belgeler: hizmet sözleşmeleri, kaydedilmiş e-postalar (EML ya da MSG) ve imzalı ASiC-E ya da BDOC kapsayıcıları müşteriye, karta ya da faturaya, dosya başına 50 MB'a kadar eklenebilir. ERPFlow imzalı dosyaları saklar; imzalamaz veya imzaları doğrulamaz.
• Faturalar: faturalar satır başına vergi taşır ve müşterinin dilinde basılır; aylık bir ücret yinelenen fatura olarak çalışabilir. Kısmi ödemeler elle kaydedilir ve hatırlatma yalnızca siz gönderdiğinizde gider. Satırlar negatif olamaz, bu yüzden hesaptaki parayı faturanın Notlar alanında gösterin.

ERPFlow'da şu an zamanlayıcı veya puantaj yok. Zaman takibi, takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil, yakında geliyor. Şu an bir karta harcanan süreyi yazabilirsiniz; dosya ve müşteri bazında toplanır ama fatura satırına dönüşmez. Bu, sabit ücretle ve aylık sabit ücretle çalışan bürolara uyar. Altı dakikalık birimlerle faturalayan bir büro şimdilik mevcut süre kayıt aracını korumalıdır.

ERPFlow LEDES dosyaları üretmez; bunları isteyen müşteriler için o faturalarda farklı bir yol gerekir.