Kulude hüvitamise kord väikesele projektipõhisele ettevõttele

Väikese projektipõhise ettevõtte kulude hüvitamise kord ütleb, mida töötajad saavad nõuda, mis vajab eelnevat kinnitust, milliseid tõendeid lisada, kui kiiresti nõuda ja kuidas kulu kliendini jõuab. Üks leht on piisav. Allolev sõnastus on valmis kopeerimiseks. Sea oma piirid ja kontrolli maksuridu oma raamatupidajaga.

Kulude hüvitamise korra näide, mida saad kopeerida

See kulude hüvitamise kord on kirjutatud väljamõeldud ettevõttele. Nurksulgudes olevad summad on näited, mida oma omadega asendada, mitte soovitatud summad.

1. Põhimõte. Hüvitame mõistlikud kulud, mille maksad isiklikult ettevõttes [Ettevõte] töötades. Sa ei tohiks jääda paremaks ega halvemaks.

2. Küsi enne. Hangi oma projektijuhilt kinnitus enne iga ööbimisega reisi ja enne rohkem kui [100 €] kulutamist ühele asjale.

3. Kviitungid. Lisa iga asja kohta kviitung. Kaardimakse tšekk ei piisa, sest see ei näita, mida osteti, ega käibemaksu. Kõige kohta üle [100 €] küsi käibemaksuarve ettevõtte nimele. Kui kaotad kviitungi, ütle seda nõudes ja [nimi] otsustab.

4. Projektikoodid. Pane projektikood iga projektikulu juurde ja märgi, kas seda saab kliendile edasi arvestada.

5. Tähtaeg. Esita nõuded järgmise kuu [5.] kuupäevaks. Võime keelduda kõigest, mis on vanem kui [kolm kuud].

6. Kinnitamine. Sinu projektijuht või otsene juht kinnitab sinu nõude. Keegi ei kinnita enda oma. Juhatuse liikmete nõuded lähevad [teisele juhatuse liikmele või raamatupidajale].

7. Maksmine. Maksame kinnitatud nõuded pangaülekandega [10] tööpäeva jooksul. See ei sõltu sellest, kas klient on meile maksnud.

8. Ettevõtte kaardid. Ettevõtte kaardiga kulutamine vajab samu kviitungeid ja projektikoode samaks tähtajaks.

9. Valenõuded. Tahtlikult vale nõue on distsiplinaarküsimus. Aus eksimus lihtsalt parandatakse.

Lisa siis tabel selle kohta, mida võib nõuda, sest just seda osa töötajad tegelikult vaatavad:

Milline näeb välja läbitöötatud kuluaruanne?

Läbitöötatud kuluaruanne näitab iga asja koos projektikoodiga, kas seda saab edasi arvestada, ja neto, käibemaks ning kokku eraldi. Siin on väljamõeldud, 20% käibemaksuga, rongipiletiga, millel käibemaksu pole:

Sellest vormist tuleb välja kolm erinevat numbrit:

• Töötajale hüvitatakse 252,00 €, summa, mille ta tegelikult kulutas.
• Ettevõtte kulu on 218,00 €, kui ta saab 34,00 € käibemaksu tagasi nõuda.
• Kliendile arvestatakse edasi 158,00 € neto (48 € + 110 €), pluss käibemaks, kui see edasiarvestusele kohaldub. Ülejäänud 60,00 € jääb ettevõtte enda kuluks.

Viga, mida vältida, on hotell 132 € edasi arvestada ja seejärel käibemaks lisada, sest see arvestab kliendilt käibemaksu käibemaksu pealt. Kuidas edasiarvestus maksustatakse, sõltub sellest, kas see on teie nimel makstud kulu või osa sinu enda teenusest. Juhendid hüvitatavate kulude arveldamisest ja käibemaksust hüvitatavatel kuludel käivad mõlemad läbi.

Mida vajab ettevõte töötajate kuludelt käibemaksu tagasinõudmiseks?

Töötajate kulult käibemaksu tagasinõudmiseks vajab ettevõte üldiselt õiget käibemaksuarvet või kviitungit tõelise ärikulu kohta ning mõned kategooriad on blokeeritud, olenemata paberimajandusest.

• ELis teeb käibemaksudirektiivi artikli 178 punkt a kehtiva arve omamise käibemaksu mahaarvamise tingimuseks ja artikkel 176 välistab kulutused, mis pole rangelt äriks, näiteks luksus, meelelahutus või esinduskulud. Liikmesriigid kohaldavad selle peale oma piiranguid, seega varieerub blokeeritu riigiti.
• Ühendkuningriigis võib tarnija väljastada lihtsustatud käibemaksuarve tarnete kohta kuni 250 £, seega võib piisata kassatšekist, millel on tarnija nimi, aadress ja käibemaksunumber, kuupäev, kirjeldus, kokkusumma ja käibemaksumäär. Käibemaks äriesindusel on üldiselt blokeeritud, erandiga välismaiste klientide jaoks. Oma töötajate vastuvõtte kohtlemine on erinev.

Praktikas käsitle kliendi vastuvõttu kuluna, mis sisaldab oma käibemaksu, kui sinu raamatupidaja ei ütle teisiti. Seepärast küsib kord kviitungi kõrval ka osalejate nimesid.

Kas hüvitatud kulud on töötajale maksustatavad?

Hüvitatud kulud ei ole üldiselt maksustatavad, kui need hüvitavad tõelise ärikulu, kuid reeglid on riigiti erinevad ja karmistuvad hüvitiste puhul, mida makstakse ilma kulutuse tõenduseta.

Ühendkuningriigis tähendab HMRC erand makstud või hüvitatud kuludele, et tööandja ei pea aru andma kulust, mille töötaja saaks täielikult maha arvata. See ei hõlma töötaja oma sõiduki kasutuse sõidukulude makseid, millel on oma määrad. Kindlasummalistel normhüvitistel on omad tingimused, seega küsi enne maksmist.

USAs kirjeldab IRS väljaanne 463 aruandekohustuslikku plaani (accountable plan): kulul on äriline seos, töötaja annab selle eest mõistliku aja jooksul aru ja kõik liigne tagastatakse. Aru andmine 60 päeva jooksul loetakse mõistlikuks. Nende reeglite väliseid summasid koheldakse palgana.

Mujal küsi oma raamatupidajalt, milliseid kindlasummalisi hüvitisi sinu riik aktsepteerib. Hoia silma peal ümarsummalisel hüvitisel, mida makstakse iga kuu „kulude eest“ ja mis kuulub tavaliselt palgalehele.

Millised kulude hüvitamise vead maksavad ettevõttele raha?

Kulude hüvitamise vead, mis maksavad ettevõttele raha, on enamasti vaiksed, mis ei ilmu kunagi veana.

• Edasiarvestatavad kulud, mida pole märgitud. Hotelliarve ilma projektikoodita ei jõua kunagi kliendi arvele ja ettevõte lihtsalt neelab selle.
• Kvartaliks kogutud nõuded. Selleks ajaks võib käibemaks kuuluda varasemasse deklaratsiooni ja töö võib olla juba arveldatud.
• Enda kinnitamine. See on harva ebaaus. See eemaldab lihtsalt ainsa kontrolli, kas kood või number on õige.
• Kaardimakse tšekid kviitungite asemel. Need tõendavad makset, kuid mitte seda, mida osteti, mis ei toeta käibemaksu tagasinõuet.
• Tasaarveldamata ettemaksud. Sularahaettemaks, mille vastu pole nõuet, on kas laen või palk ja parem on teada, kumb.

Kuluaruannete kirjapanek ERPFlow's

ERPFlow's pole töötajate kuluaruandeid, kinnitamise töövoogu ega hüvitamist, seega jäävad nõudevorm ja selle kinnitamine väljapoole, tabelarvutusse või paberile.

Kui nõue on kinnitatud, pane iga kulu kirja kuluna nime, summa, kategooria, maksu ja mis tahes tarnijaga ning lisa kviitung. Telefonis või tahvelarvutis lisab Tee foto selle pildi ühe sammuga. Kviitungi lugemist pole, seega sisestad numbrid ise. Selle kuu, eelmise kuu, selle aasta ja kogu aja kogusummad on loendi kohal.

ERPFlow kulu ei ole seotud kliendi ega tööga, seega see ei näita sulle kulusid projekti kaupa. Pane projektikood kulu nimesse, et seda uuesti leida, ja hoia nõudevormi oma töökaupa ülestähendusena. Kulu edasi arvestamiseks lisa see arvele ise reana. Kulude haldamise õigus hõlmab kõiki kulusid, mitte inimese enda omi, seega on kõige turvalisem hoida sisestus ühe inimese käes.