Küçük bir proje firması için masraf iadesi politikası

Küçük bir proje firması için masraf iadesi politikası, personelin neyi talep edebileceğini, neyin önce onay gerektirdiğini, hangi belgenin ekleneceğini, ne kadar sürede talep edileceğini ve maliyetlerin müşteriye nasıl ulaşacağını söyler. Bir sayfa yeter. Aşağıdaki metin kopyalamaya hazırdır. Kendi sınırlarınızı belirleyin ve vergiyle ilgili satırları mali müşavirinizle kontrol edin.

Kopyalayabileceğiniz masraf iadesi politikası örneği

Bu masraf iadesi politikası uydurma bir firma için yazılmıştır. Parantez içindeki rakamlar kendi rakamlarınızla değiştirilecek örneklerdir, önerilen tutarlar değildir.

1. İlke. [Firma] için çalışırken kişisel olarak ödediğiniz makul maliyetleri geri öderiz. Sonuçta ne daha iyi ne daha kötü durumda olmalısınız.

2. Önce sorun. Geceleme gerektiren her yolculuktan önce ve tek bir kalem için [100 €]'dan fazla harcamadan önce proje yöneticinizden onay alın.

3. Fişler. Her kalem için fiş ekleyin. Kart slipi yeterli değildir, çünkü ne satın alındığını ya da KDV'yi göstermez. [100 €]'yu aşan her şey için firma adına KDV'li fatura isteyin. Fişi kaybettiyseniz bunu talepte belirtin; [isim] karar verecektir.

4. Proje kodları. Her proje maliyetine proje kodunu yazın ve müşteriye yansıtılıp yansıtılamayacağını işaretleyin.

5. Son tarih. Talepleri izleyen ayın [5]'ine kadar gönderin. [Üç aydan] eski her şeyi reddedebiliriz.

6. Onay. Talebinizi proje yöneticiniz ya da bağlı olduğunuz yönetici onaylar. Kimse kendi talebini onaylamaz. Yöneticilerin talepleri [başka bir yöneticiye veya muhasebeciye] gider.

7. Ödeme. Onaylanan talepleri [10] iş günü içinde banka havalesiyle öderiz. Bu, müşterinin bize ödeyip ödemediğine bağlı değildir.

8. Şirket kartları. Şirket kartı harcamaları aynı fişleri ve proje kodlarını, aynı son tarihe kadar gerektirir.

9. Yanlış talepler. Kasıtlı olarak yanlış bir talep disiplin konusudur. Dürüst bir hata ise yalnızca düzeltilir.

Sonra neyin talep edilebileceğini gösteren bir tablo ekleyin, çünkü personelin gerçekten bakacağı kısım budur:

Çalışılmış bir masraf iadesi talebi neye benzer?

Çalışılmış bir masraf iadesi talebi, her kalemi proje koduyla, yansıtılıp yansıtılamayacağıyla ve net, KDV ve toplamı ayrı olarak gösterir. İşte KDV %20 ile uydurma bir örnek; KDV'siz bir tren bileti içeriyor:

Bu formdan üç farklı rakam çıkar:

• Çalışana 252,00 € geri ödenir; fiilen harcadığı toplam.
• Firmanın maliyeti 218,00 €'dur; 34,00 € KDV'yi geri alabiliyorsa.
• Müşteriye 158,00 € net yansıtılır (48 € + 110 €); yansıtmaya uygulanıyorsa KDV de eklenir. Diğer 60,00 € firmanın kendi maliyeti olarak kalır.

Kaçınılacak hata, oteli 132 € olarak yansıtıp üzerine KDV eklemektir; çünkü bu, müşteriden KDV üzerinden KDV almak olur. Yansıtmanın nasıl vergilendirileceği, bunun bir müşteri adına yapılan harcama mı yoksa kendi hizmetinizin parçası mı olduğuna bağlıdır. Müşteriye yansıtılan masrafların faturalanması ve yansıtılan masraflarda KDV rehberleri ikisini de anlatır.

Bir firma personel masraflarındaki KDV'yi geri almak için neye ihtiyaç duyar?

Bir personel masrafındaki KDV'yi geri almak için firma genellikle gerçek bir işletme maliyetine ait uygun bir KDV faturası ya da fişine ihtiyaç duyar; bazı kategoriler ise belge ne söylerse söylesin engellenmiştir.

• AB'de KDV Direktifi'nin 178(a) maddesi geçerli bir faturaya sahip olmayı KDV indirimi koşulu yapar ve 176. madde lüks, eğlence ya da ağırlama gibi tamamen işle ilgili olmayan harcamaları dışlar. Üye devletler bunun üstüne kendi sınırlarını uygular; engellenenler ülkeye göre değişir.
• Birleşik Krallık'ta tedarikçi, 250 £ ve altındaki teslimler için sadeleştirilmiş bir KDV faturası düzenleyebilir; bu yüzden tedarikçinin adını, adresini ve KDV numarasını, tarihi, bir açıklamayı, toplamı ve KDV oranını gösteren bir kasa fişi yeterli olabilir. İş amaçlı ağırlamada KDV genellikle engellenir; yurt dışı müşteriler için bir istisna vardır. Kendi çalışanlarınızı ağırlamak farklı ele alınır.

Pratikte, mali müşaviriniz aksini söylemedikçe müşteri ağırlamayı KDV'si dahil bir maliyet sayın. Politikanın fişin yanında katılanların adlarını da istemesinin nedeni budur.

Geri ödenen masraflar çalışan için vergilendirilir mi?

Geri ödenen masraflar, gerçek bir işletme maliyetini karşıladığında genellikle vergilendirilmez; ancak kurallar ülkeye göre değişir ve harcama kanıtı olmadan ödenen ödenekler için sıkılaşır.

Birleşik Krallık'ta HMRC'nin ödenen ya da geri ödenen masraf istisnası, işverenin, çalışanın tamamını indirebileceği bir masrafı bildirmesi gerekmediği anlamına gelir. Çalışanın kendi aracı için yapılan kilometre ödemelerini kapsamaz; bunların kendi oranları vardır. Sabit tarife ödemelerinin kendi koşulları vardır; birine ödeme yapmadan önce sorun.

ABD'de IRS Publication 463 sorumlu bir planı tanımlar: harcamanın işle bağlantısı vardır, çalışan makul bir süre içinde hesabını verir ve fazlalık iade edilir. 60 gün içinde hesap vermek makul sayılır. Bu kuralların dışındaki tutarlar maaş sayılır.

Başka yerlerde ülkenizin hangi sabit ödenekleri kabul ettiğini mali müşavirinize sorun. Her ay "masraflar için" ödenen götürü ödeneğe dikkat edin; genellikle bordroya aittir.

Hangi masraf iadesi hataları firmaya para kaybettirir?

Firmaya para kaybettiren masraf iadesi hataları çoğunlukla hata olarak hiç görünmeyen sessiz olanlardır.

• İşaretlenmemiş yansıtılabilir maliyetler. Proje kodu olmayan bir otel faturası müşterinin faturasına hiç ulaşmaz ve firma onu yutar.
• Üç ay biriktirilen talepler. O zamana kadar KDV önceki bir beyannameye ait olabilir ve iş zaten faturalanmış olabilir.
• Kendi kendine onay. Nadiren dürüstlük dışıdır. Yalnızca bir kodun ya da rakamın doğru olup olmadığına dair tek kontrolü ortadan kaldırır.
• Fiş yerine kart slipi. Ödemeyi kanıtlar ama ne alındığını kanıtlamaz; bu da KDV iadesini desteklemez.
• Mutabık edilmemiş avanslar. Karşısında talep olmayan bir nakit avans ya borçtur ya da maaştır ve hangisi olduğunu bilmek daha iyidir.

Masraf iadesi taleplerini ERPFlow'da kaydetmek

ERPFlow'da çalışan masraf talepleri, onay iş akışı ya da geri ödeme yoktur; bu yüzden talep formu ve onayı bir hesap tablosunda ya da kâğıtta, ERPFlow'un dışında kalır.

Bir talep onaylandıktan sonra her maliyeti ad, tutar, kategori, vergi ve varsa tedarikçiyle bir gider olarak kaydedin ve fişi ekleyin. Telefonda ya da tablette Fotoğraf çek bunun resmini tek adımda ekler. Fiş okuma yoktur; bu yüzden rakamları siz yazarsınız. Bu ay, geçen ay, bu yıl ve tüm zamanların toplamları listenin üstünde durur.

ERPFlow'daki bir gider bir müşteriye ya da işe bağlı değildir; bu yüzden size proje başına maliyetleri göstermez. Proje kodunu giderin adına yazın ki tekrar bulabilesiniz ve talep formunu iş bazında kaydınız olarak saklayın. Bir maliyeti yansıtmak için onu faturaya kendiniz satır olarak ekleyin. Giderleri yönetme izni, kişinin kendi giderlerini değil her gideri kapsar; bu yüzden girişi tek bir kişide tutmak en güvenlisidir.