3DCraft draait een 3D-printwerkplaats in Tallinn op één systeem

De werkplaats

3DCraft is een 3D-printwerkplaats in Tallinn. Klanten sturen een model of een idee in; de werkplaats maakt er een offerte voor, print het en levert de onderdelen af – van eenmalige prototypes tot kleine productieseries. Het werk is fysiek, maar bijna alles eromheen is papierwerk: aanvragen, offertes, facturen en een ruimte vol machines die stuk voor stuk echt geld kosten.

Aanvragen komen binnen als leads, niet als e-mails

Een printopdracht begint met een vraag – een formulierinzending op 3dcraft.ee, met een model als bijlage of in woorden beschreven. Dat formulier komt rechtstreeks binnen in ERPFlow en legt de aanvraag vast als lead, dus elke aanvraag belandt in de pipeline met de bron erbij, in plaats van ongelezen in een gedeelde mailbox.

Vanaf daar volgen de fases in de pipeline de manier waarop de werkplaats echt werkt: nieuw, offerte uit, bevestigd, geprint. De notities staan op de lead: materiaal, laaghoogte, deadline. Wie de opdracht oppakt, ziet daardoor het hele gesprek en niet een doorgestuurde mailwisseling.

Een gewonnen offerte is al een klant

Zodra een aanvraag een betaalde opdracht wordt, gaat de lead in één stap over in een klantrecord. Er wordt niets overgetypt: de contactgegevens, de bron en de notities gaan mee, en elke latere offerte en factuur hangt aan datzelfde record. Vaste klanten – in een werkplaats de beste soort – komen binnen met hun geschiedenis al op het scherm.

Factureren met Estse btw, gewoon aan het bureau

Facturen gaan de deur uit vanaf hetzelfde record waar de opdracht op staat: regels voor printen, materiaal en nabewerking, btw per regel, een pdf met de gegevens van de werkplaats erop. Omdat ERPFlow naar Peppol BIS Billing 3.0 exporteert, kan de werkplaats een e-factuur volgens de norm meegeven aan de klanten die erom vragen – voor Estse bedrijven steeds vaker de standaard.

De printers staan in het register

Een printfarm is kapitaal: elke printer, elk reserveonderdeel, elk stuk gereedschap heeft een aanschafdatum en een waarde. 3DCraft houdt zijn machines bij in het register van vaste activa: wat er gekocht is, wanneer, en wat het waard is. Dat staat naast de klanten en de facturen waarmee de machines zichzelf terugverdienen. Wordt een printer afgestoten, dan laat het register zien wat hij heeft gekost en wat ervan gekomen is.

Eén login voor de hele cyclus

De cyclus die vroeger liep van een contactformulier via een mailbox en een facturatietool naar een spreadsheet met machines, is nu één systeem: aanvraag → lead → klant → factuur, met de apparatuur in het register ernaast. Voor een kleine werkplaats zit het punt niet in één functie – het zit erin dat dezelfde opdracht nooit twee keer wordt ingevoerd.