Template klaim jarak tempuh untuk firma proyek

Template klaim jarak tempuh membutuhkan satu baris per perjalanan: tanggal, titik awal, tujuan, keperluan, kode proyek, mil perjalanan usaha, tarif, dan jumlah. Tambahkan karyawan, kendaraan, dan mil yang sudah diklaim pada tahun pajak ini. Di Inggris, tarif yang disetujui HMRC untuk mobil adalah 55p per mil untuk 10.000 mil perjalanan usaha pertama pada 2026 hingga 2027, lalu 25p.

Template klaim jarak tempuh untuk disalin

Template klaim jarak tempuh ini punya kepala yang singkat dan satu baris per perjalanan. Total mil berjalan di kepala adalah kolom yang paling sering dilewatkan template lain, dan itulah cara Anda tahu kapan tarif turun. Berikut contoh karangan untuk karyawan firma proyek di Inggris:

Kolom proyek terbukti gunanya saat Anda menagih. Riverside berjumlah 62 mil dan £34,10, yang akan Anda tagihkan ulang kepada klien itu bila kontrak mengizinkan. Di spreadsheet, jumlahnya sekadar mil dikali tarif, dan total berjalan adalah angka bulan lalu ditambah mil klaim ini.

Berapa tarif jarak tempuh terkini?

Tarif Inggris terkini ada di tabel di bawah, dan template mana pun yang masih menampilkan 45p untuk mobil sudah usang. Tarif pita pertama adalah 45p selama 15 tahun dan naik menjadi 55p mulai 6 April 2026. Pemerintah telah menyatakan akan meninjau tarif untuk tahun-tahun berikutnya, jadi periksa lagi sebelum setiap 6 April.

Ini adalah tarif yang diterbitkan HMRC, dan berlaku untuk kendaraan pribadi karyawan. Mobil perusahaan memakai tarif bahan bakar anjuran yang terpisah, yang ditinjau HMRC setiap kuartal.

Di AS, tarif bisnis standar IRS berubah di tengah tahun: 72,5 sen per mil dari 1 Januari hingga 30 Juni 2026, dan 76 sen dari 1 Juli hingga 31 Desember 2026. Klaim yang melewati tanggal itu membutuhkan kedua tarif.

Di tempat lain, tarif dan aturan ditetapkan secara nasional dan sebagian negara tidak punya angka yang disetujui sama sekali, jadi pakai angka otoritas pajak Anda sendiri. Ubah kolom tarif dan template tetap berfungsi.

Bagaimana dua tarif HMRC bekerja sepanjang tahun?

Dua tarif HMRC bekerja per karyawan per tahun pajak: 10.000 mil perjalanan usaha pertama sejak 6 April dihitung 55p dan sisanya 25p. HMRC menjumlahkan mil dari semua kendaraan yang dipakai karyawan pada tahun itu.

Berikut contoh karangan. Seorang karyawan menempuh 11.200 mil perjalanan usaha dalam setahun. Jumlah yang disetujui adalah 10.000 × 55p = £5.500, ditambah 1.200 × 25p = £300, menjadi £5.800. Apa yang terjadi berikutnya bergantung pada apa yang dibayar firma.

Firma yang lupa pita kedua berakhir di baris terakhir tanpa mengetahuinya. Itulah kesalahan yang dicegah oleh total berjalan.

National Insurance bekerja berbeda. Ketentuan HMRC menetapkan jumlah yang dikecualikan dari penghasilan Class 1 sebesar 55p per mil secara datar, tanpa pita yang lebih rendah. Jadi pada baris terakhir £360 itu kena pajak, tetapi tidak dikenai National Insurance Class 1 atas dasar itu. Tanyakan kepada penyedia penggajian Anda, terutama bila Anda juga membayar tunjangan mobil, karena tunjangan itu dihitung terhadap batas yang sama.

Perjalanan mana yang bisa masuk klaim jarak tempuh?

Perjalanan usaha bisa masuk klaim jarak tempuh, dan perjalanan pulang-pergi kerja biasa tidak bisa. Dalam pekerjaan proyek, pertanyaannya biasanya apakah suatu lokasi dihitung sebagai tempat kerja sementara, yang HMRC jelaskan dalam booklet 490.

Baris 24 bulan penting bagi firma berbasis lokasi, termasuk konstruksi. Ujian HMRC melihat apa yang diharapkan: proyek yang direncanakan 18 bulan dan diperpanjang menjadi 30 bersifat sementara sampai tanggal perpanjangannya, dan tetap setelahnya. Catat tanggal itu pada berkas proyek, karena perjalanan yang sama berhenti bisa diklaim sejak saat itu.

Kebijakan Anda sendiri boleh lebih ketat daripada aturan pajak. Sebagian firma mengurangkan perjalanan pulang-pergi kerja normal dari setiap perjalanan rumah-ke-lokasi agar sederhana, dan kebijakan klaim pengeluaran adalah tempat untuk menyatakannya. Menagih klien untuk waktu yang dihabiskan dalam perjalanan adalah pertanyaan terpisah, dibahas dalam menagih waktu perjalanan.

Bisakah firma mengklaim kembali PPN atas jarak tempuh?

Firma Inggris terdaftar PPN hanya dapat mengklaim kembali PPN atas bagian bahan bakar dari tunjangan jarak tempuh, tidak pernah atas seluruh pembayaran. VAT Notice 700/64 menyatakan untuk mengalikan unsur bahan bakar dengan pecahan PPN, dan tunjangan harus berdasarkan mil yang benar-benar ditempuh.

Berikut hitungan karangan memakai 150 mil di atas, dengan asumsi biaya bahan bakar 14p per mil. Unsur bahan bakarnya 150 × 14p = £21,00. Pecahan PPN pada 20% adalah 1/6, jadi PPN yang diklaim kembali £3,50. Sepakati dengan akuntan Anda bagaimana angka bahan bakar ditetapkan.

Notice itu juga menetapkan catatan yang harus disimpan untuk setiap karyawan: jarak yang ditempuh, apakah perjalanan bersifat usaha sekaligus pribadi, kapasitas silinder kendaraan, tarif tunjangan, dan PPN yang diklaim. Anda juga butuh faktur bahan bakar, kecuali bahan bakar dibeli dengan kartu yang Anda sediakan. Jadi tambahkan ukuran mesin ke kepala template, dan minta pengemudi menyimpan struk bahan bakar bila Anda berencana mengklaim kembali.

Mencatat klaim jarak tempuh di ERPFlow

ERPFlow tidak punya pelacakan jarak tempuh, klaim karyawan, atau penggantian uang, jadi template di atas tetap di spreadsheet, begitu pula total berjalan mil.

Saat Anda membayar klaim, catat sebagai pengeluaran dalam kategori buatan Anda sendiri, seperti Jarak tempuh, dan lampirkan lembar yang sudah ditandatangani. Pengeluaran tidak tertaut ke pelanggan atau pekerjaan, jadi ERPFlow tidak akan menjumlahkan jarak tempuh per proyek. Kolom proyek pada lembar Anda yang melakukannya.

Untuk menagihkan ulang jarak tempuh kepada klien, tambahkan ke faktur sebagai baris dengan mil sebagai kuantitas dan tarif Anda sebagai harga. Jika Anda sering melakukannya, layanan bernama untuk itu, dengan harga yang sudah ditetapkan, menghemat pengetikan ulang.