Terakhir diperbarui 6 November 2026
Aturan dan angka dari sumber lain diperiksa pada 6 November 2026. Semuanya bisa berubah, jadi pastikan ke sumbernya sebelum Anda mengandalkannya.
Informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum. Aturan bergantung pada negara dan situasi Anda, jadi konsultasikan hal yang berdampak pada pajak atau hukum dengan akuntan Anda.
Kebijakan klaim pengeluaran untuk firma proyek kecil menyatakan apa yang boleh diklaim staf, apa yang butuh persetujuan lebih dulu, bukti apa yang dilampirkan, seberapa cepat mengklaim, dan bagaimana biaya sampai ke klien. Satu halaman sudah cukup. Kalimat di bawah siap disalin. Tetapkan batas Anda sendiri, dan periksa bagian pajaknya bersama akuntan Anda.
Contoh kebijakan klaim pengeluaran yang bisa Anda salin
Kebijakan klaim pengeluaran ini ditulis untuk firma karangan. Angka dalam tanda kurung siku adalah contoh untuk diganti dengan angka Anda sendiri, bukan jumlah yang direkomendasikan.
1. Prinsip. Kami mengganti biaya wajar yang Anda bayar sendiri selama bekerja untuk [Firma]. Anda tidak boleh menjadi lebih untung atau lebih rugi.
2. Minta izin lebih dulu. Dapatkan persetujuan dari pemimpin proyek Anda sebelum perjalanan menginap apa pun, dan sebelum membelanjakan lebih dari [€100] untuk satu barang.
3. Tanda terima. Lampirkan tanda terima untuk setiap barang. Struk kartu tidak cukup, karena tidak menunjukkan apa yang dibeli atau PPN-nya. Untuk apa pun di atas [€100], minta faktur PPN atas nama firma. Jika Anda kehilangan tanda terima, tuliskan pada klaim dan [nama] akan memutuskan.
4. Kode proyek. Cantumkan kode proyek pada setiap biaya proyek, dan tandai apakah biaya itu dapat ditagihkan ke klien.
5. Tenggat. Ajukan klaim paling lambat tanggal [5] bulan berikutnya. Kami dapat menolak apa pun yang lebih lama dari [tiga bulan].
6. Persetujuan. Pemimpin proyek atau atasan langsung Anda menyetujui klaim Anda. Tidak seorang pun menyetujui klaimnya sendiri. Klaim direktur diteruskan ke [direktur lain atau pemegang pembukuan].
7. Pembayaran. Kami membayar klaim yang disetujui lewat transfer bank dalam [10] hari kerja. Ini tidak bergantung pada apakah klien sudah membayar kami.
8. Kartu perusahaan. Pengeluaran dengan kartu perusahaan memerlukan tanda terima dan kode proyek yang sama, dengan tenggat yang sama.
9. Klaim palsu. Klaim yang sengaja dipalsukan adalah urusan disiplin. Kesalahan yang jujur cukup dikoreksi.
Lalu tambahkan tabel tentang apa yang boleh diklaim, karena itulah bagian yang akan benar-benar dicari staf:
| Biaya | Aturan | Batas (contoh) |
|---|---|---|
| Kereta, bus, taksi | Kelas standar. Taksi bila tidak ada alternatif yang wajar | Biaya sebenarnya |
| Mobil pribadi | Per mil, pada formulir klaim jarak tempuh | [Tarif yang disetujui] |
| Parkir dan tol | Dengan tanda terima | Biaya sebenarnya |
| Hotel | Disetujui lebih dulu | [€140] per malam |
| Makan saat menginap | Biaya sebenarnya, dengan tanda terima | [€35] per hari |
| Jamuan klien | Persetujuan direktur lebih dulu, dan catat siapa yang hadir | [€50] per orang |
| Bahan habis pakai lokasi dan perlengkapan keselamatan | Persetujuan pemimpin proyek di atas [€50] | Biaya sebenarnya |
| Tidak dapat diklaim | Perjalanan pulang-pergi kerja, denda, barang pribadi | Tidak ada |
Seperti apa contoh klaim pengeluaran?
Contoh klaim pengeluaran menampilkan setiap barang dengan kode proyeknya, apakah dapat ditagihkan, dan neto, PPN, serta total dipisahkan. Berikut yang karangan, dengan PPN 20%, dengan tiket kereta yang tidak dikenai PPN:
| Tanggal | Barang | Proyek | Tagihkan? | Neto | PPN | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 Mar | Kereta ke klien | P-114 | Ya | €48,00 | €0,00 | €48,00 |
| 3 Mar | Hotel, satu malam | P-114 | Ya | €110,00 | €22,00 | €132,00 |
| 4 Mar | Parkir di lokasi | P-114 | Tidak | €10,00 | €2,00 | €12,00 |
| 9 Mar | Sepatu keselamatan | Tidak ada | Tidak | €50,00 | €10,00 | €60,00 |
| Total | €218,00 | €34,00 | €252,00 |
Tiga angka berbeda keluar dari formulir ini:
- Karyawan diganti €252,00, total yang benar-benar dibelanjakannya.
- Biaya bagi firma adalah €218,00, bila firma bisa mengklaim kembali PPN €34,00.
- Klien ditagih ulang €158,00 neto (€48 + €110), ditambah PPN bila berlaku pada penagihan ulang. €60,00 sisanya tetap menjadi biaya firma sendiri.
Kesalahan yang harus dihindari adalah menagih ulang hotel sebesar €132 lalu menambahkan PPN, karena itu mengenakan PPN atas PPN kepada klien. Bagaimana penagihan ulang dikenai pajak bergantung pada apakah itu pengeluaran talangan (disbursement) atau bagian dari jasa Anda sendiri. Panduan tentang menagih biaya yang dapat diganti dan PPN atas biaya yang dapat diganti membahas keduanya.
Apa yang dibutuhkan firma untuk mengklaim kembali PPN atas pengeluaran staf?
Untuk mengklaim kembali PPN atas pengeluaran staf, firma umumnya membutuhkan faktur PPN atau tanda terima yang semestinya untuk biaya usaha yang sungguh-sungguh, dan beberapa kategori diblokir apa pun yang dikatakan dokumennya.
- Di UE, Pasal 178(a) Direktif PPN (VAT Directive) menjadikan kepemilikan faktur yang sah sebagai syarat pengurangan PPN, dan Pasal 176 mengecualikan pengeluaran yang bukan murni usaha, seperti kemewahan, hiburan, atau jamuan. Negara anggota menerapkan batasnya sendiri di atasnya, jadi apa yang diblokir berbeda-beda menurut negara.
- Di Inggris, pemasok dapat menerbitkan faktur PPN yang disederhanakan untuk pasokan £250 atau kurang, sehingga struk kasir yang menampilkan nama, alamat, dan nomor PPN pemasok, tanggal, deskripsi, total, dan tarif PPN mungkin sudah cukup. PPN atas jamuan usaha umumnya diblokir, dengan pengecualian untuk pelanggan luar negeri. Menjamu karyawan sendiri diperlakukan berbeda.
Dalam praktik, perlakukan jamuan klien sebagai biaya yang sudah termasuk PPN-nya kecuali akuntan Anda mengatakan lain. Itulah sebabnya kebijakan meminta nama peserta selain tanda terima.
Apakah penggantian pengeluaran dikenai pajak bagi karyawan?
Penggantian pengeluaran umumnya tidak dikenai pajak bila mengganti biaya usaha yang sungguh-sungguh, tetapi aturannya berbeda di tiap negara dan mengetat untuk tunjangan yang dibayar tanpa bukti pengeluaran.
Di Inggris, pengecualian HMRC untuk pengeluaran yang dibayar atau diganti berarti pemberi kerja tidak perlu melaporkan pengeluaran yang dapat sepenuhnya dikurangkan karyawan. Pengecualian itu tidak mencakup pembayaran jarak tempuh untuk kendaraan pribadi karyawan, yang punya tarifnya sendiri. Pembayaran tarif datar (scale-rate) punya syarat tersendiri, jadi tanyakan sebelum membayarnya.
Di AS, IRS Publication 463 menjelaskan accountable plan: pengeluaran punya kaitan dengan usaha, karyawan mempertanggungjawabkannya dalam jangka waktu yang wajar, dan kelebihan apa pun dikembalikan. Pertanggungjawaban dalam 60 hari dianggap wajar. Jumlah di luar aturan itu diperlakukan sebagai upah.
Di tempat lain, tanyakan kepada akuntan Anda tunjangan tarif datar mana yang diterima negara Anda. Waspadai tunjangan jumlah bulat yang dibayar tiap bulan "untuk pengeluaran", yang biasanya masuk ke slip gaji.
Kesalahan klaim pengeluaran apa yang merugikan firma?
Kesalahan klaim pengeluaran yang merugikan firma sebagian besar adalah yang diam-diam dan tidak pernah tampak sebagai kesalahan.
- Biaya yang dapat ditagihkan tetapi tidak ditandai. Tagihan hotel tanpa kode proyek tidak pernah sampai ke faktur klien, dan firma begitu saja menanggungnya.
- Klaim ditumpuk selama satu kuartal. Pada saat itu PPN mungkin sudah milik laporan sebelumnya, dan pekerjaan mungkin sudah ditagih.
- Menyetujui sendiri. Jarang yang tidak jujur. Hanya saja ini menghilangkan satu-satunya pemeriksaan atas benar tidaknya kode atau angka.
- Struk kartu sebagai ganti tanda terima. Struk membuktikan pembayaran tetapi bukan apa yang dibeli, sehingga tidak mendukung klaim PPN.
- Uang muka yang tidak direkonsiliasi. Uang kas tanpa klaim terhadapnya adalah pinjaman atau upah, dan lebih baik tahu yang mana.
Mencatat klaim pengeluaran di ERPFlow
ERPFlow tidak punya klaim pengeluaran karyawan, alur persetujuan, atau penggantian uang, jadi formulir klaim dan persetujuannya tetap di luar ERPFlow, di spreadsheet atau di atas kertas.
Setelah klaim disetujui, catat setiap biaya sebagai pengeluaran dengan nama, jumlah, kategori, pajak, dan pemasok bila ada, lalu lampirkan tanda terimanya. Di ponsel atau tablet, Ambil foto melampirkan gambarnya dalam satu langkah. Tidak ada pembacaan tanda terima, jadi Anda mengetik angkanya. Total bulan ini, bulan lalu, tahun ini, dan seluruh waktu berada di atas daftar.
Pengeluaran di ERPFlow tidak tertaut ke pelanggan atau pekerjaan, jadi tidak akan menampilkan biaya per proyek. Taruh kode proyek di nama pengeluaran agar bisa ditemukan lagi, dan simpan formulir klaim sebagai catatan per pekerjaan Anda. Untuk menagihkan ulang suatu biaya, tambahkan sebagai baris pada faktur sendiri. Izin mengelola pengeluaran mencakup semua pengeluaran, bukan hanya milik seseorang, jadi paling aman menyerahkan pencatatan kepada satu orang.