AKB Systems menjalankan pekerjaan klien dari penawaran pertama sampai faktur terakhir dalam satu sistem

Perusahaannya

AKB Systems adalah perusahaan jasa profesional di Tallinn. Pekerjaannya datang sebagai penugasan dari klien: sebuah permintaan berubah menjadi serangkaian tindakan yang jelas, tindakan itu memakan waktu, dan waktu itu menjadi pekerjaan yang bisa ditagih. Layanannya sendiri hanya sebagian dari pekerjaan — setiap permintaan juga harus dicatat, ditata, diselesaikan, dan ditagihkan.

Ketika detail klien, dokumen, catatan proyek, dan jam kerja tersimpan di tempat yang berbeda-beda, penugasan yang sederhana pun menimbulkan urusan administrasi. Makin sulit melihat apa yang diminta klien, apa yang sudah dikerjakan, berapa lama waktunya, dan apakah semuanya sudah masuk ke faktur. AKB Systems menginginkan satu sistem praktis untuk seluruh prosesnya — tanpa proyek implementasi yang panjang, dan tanpa menambah administrasi hanya untuk menguranginya.

Siap dipakai dalam 30 menit

Kejutan pertama adalah betapa sedikitnya persiapan yang dibutuhkan. Dalam kira-kira setengah jam, tim membuka akun, membuat klien pertamanya, menyiapkan penawaran dan mengirimkannya lewat email, lalu menyiapkan proyek untuk klien itu sebagai tempat mencatat waktu.

Tidak ada tahap konfigurasi, dan tidak ada alur kerja yang dirangkai dari aplikasi-aplikasi terpisah. Struktur yang dibutuhkan bisnis ini sudah ada sejak awal: kliennya, penawaran komersialnya, proyeknya, dan pekerjaan yang dilakukan untuk klien tersebut.

Satu data untuk setiap klien

Setiap klien punya satu data, dan riwayatnya tetap menempel di sana. Halaman klien memuat penawaran dan faktur yang diterbitkan untuknya, proyek yang terhubung dengannya, serta tab Lampiran untuk dokumen yang menyangkut hubungan itu — kontrak, penawaran yang sudah ditandatangani, korespondensi.

Data itu tetap berguna selama hubungannya berjalan: saat menyiapkan penawaran pertama, menengok kembali pekerjaan sebelumnya, menerima permintaan baru, atau memastikan apa yang sudah diserahkan. Tidak ada yang perlu menggali utas email atau tumpukan folder untuk menemukannya.

Setiap permintaan terpetakan

Manajemen proyek dengan cepat menjadi salah satu bagian paling berharga dari cara kerja ini. Setiap proyek adalah sebuah papan yang terhubung ke kliennya, dan setiap permintaan menjadi kartu di papan itu — ditambahkan saat klien meminta, dipindahkan selama pekerjaan berjalan, dan dipindahkan ke kolom selesai ketika rampung. Sebuah kartu memuat deskripsi permintaan, file-filenya, utas komentar, dan waktu yang terpakai untuknya.

Hasilnya adalah riwayat kerja proyek: apa yang diminta klien, apa yang dilakukan untuk menanganinya, berapa lama waktunya, dan apa yang masih terbuka. Ini paling terasa ketika sebuah proyek tumbuh lewat banyak permintaan kecil, bukan satu hasil kerja besar — papannya tetap terstruktur meskipun pekerjaannya berubah dari hari ke hari.

Jam kerjanya sudah ada di kartu

Waktu dicatat di tempat pekerjaan itu berada. Setiap kali sebuah permintaan ditangani, jam dan menit yang terpakai dicatat di kartunya, dan ERPFlow menjumlahkannya — per proyek di daftar Proyek, dan untuk semua proyek seorang klien di halaman klien tersebut.

Jadi ketika tiba waktunya menagih, tidak ada yang perlu menyusun ulang jam kerja dari kalender, pesan, atau ingatan. Kartu yang sudah selesai beserta waktu yang tercatat di dalamnya menjadi dasar tagihan per jam, yang dimasukkan ke faktur sebagai satu baris. Faktur diterbitkan untuk data klien yang sama dan bisa dihubungkan ke proyek yang ditagihnya — dengan keyakinan bahwa pekerjaan yang dilakukan benar-benar tercatat.

Gambaran keuangan yang selalu terkini

Penawaran dan faktur tidak lagi tersimpan sebagai file yang terpisah-pisah. Penawaran yang diterima bisa dikonversi menjadi draf faktur dalam satu langkah, dan setiap faktur yang diterbitkan masuk ke Dasbor — pendapatan bulan itu, yang Belum dibayar, dan yang Jatuh tempo — serta ke total pendapatan dan tagihan yang belum dibayar di tab Analitik milik setiap klien.

AKB Systems tahu posisinya tanpa menunggu spreadsheet diperbarui. Pekerjaan operasional dan gambaran keuangan bergerak bersama, dan angka-angkanya tersedia kapan pun dibutuhkan.

Satu sistem untuk seluruh siklus

Permintaan klien → kartu proyek → waktu yang dicatat → pekerjaan selesai → faktur

Dengan ERPFlow dipakai setiap hari, AKB Systems menjaga dokumennya tetap rapi, memetakan proyeknya dengan benar, dan punya catatan yang bisa ditelusuri tentang pekerjaan yang diminta, sedang berjalan, dan sudah selesai. Waktu dicatat selagi pekerjaan dilakukan, faktur keluar tepat waktu, dan gambaran keuangan tersedia tanpa laporan tambahan.

Bagi perusahaan ini, manfaat utamanya bukan sekadar punya lebih banyak informasi di satu tempat. Manfaatnya adalah kepastian bahwa setiap permintaan klien punya tempat, setiap tindakan yang selesai punya catatan, setiap jam yang terpakai bisa ditelusuri, dan setiap faktur bisa dikirim tanpa administrasi yang tidak perlu — struktur yang hanya butuh sekitar 30 menit untuk disiapkan, dan tetap cukup sederhana untuk dipakai setiap hari.