Onpolar, danışmanlığını talepten faturaya tek bir sistemde yürütüyor

Stüdyo

Onpolar, Estonyalı bir ürün geliştirme stüdyosu: müşterileri için MVP'den canlı ortama kadar yapay zekâ temelli SaaS ürünleri geliştiren kıdemli mühendisler. İş proje biçiminde ilerliyor — kapsam çıkarılıyor, teklif veriliyor, teslim ediliyor, faturalanıyor — ve bu büyüklükteki çoğu stüdyoda olduğu gibi, işin ticari yarısı eskiden birkaç belgeye, bir tabloya ve birinin hafızasına dağılmıştı.

Teklifler hayata müşteri adayı olarak başlıyor

Danışmanlık işi konuşmalarla geliyor: onpolar.com üzerindeki bir form, bir tavsiye, bir tanışma görüşmesi. Her biri, kaynağı kayıtlı halde satış hattına müşteri adayı olarak giriyor ve bir stüdyonun gerçekten sahip olduğu aşamalardan geçiyor: talep, kapsam, teklif gönderildi, kazanıldı ya da kaybedildi. Kayıttaki notlar neyin konuşulduğunu ve neyin söz verildiğini tutuyor; böylece iki hafta sonra yazılan teklif hafızadan değil, kayıttan başlıyor.

Müşteriler klasör değil, kayıt

Kazanılan teklif müşteri kaydına dönüşüyor ve sonrasındaki her şey ona bağlanıyor: işin kapsamını belirleyen teklifler, karşılığında kesilen faturalar, işi açıklayan notlar. Bir müşteri bir yıl sonra geri döndüğünde ilişkinin tamamı tek ekran: ne yapıldı, ne faturalandı, ne konuşuldu.

Stüdyolar nasıl faturalıyorsa öyle

Proje işi aylık faturalanıyor. Her fatura, müşterinin kaydından çıkıyor: satır bazında KDV, PDF'te stüdyonun bilgileri. Sonra Gelir ekranında, o ayın gerçekte neye mal olduğunu gösteren giderlerin yanına düşüyor — yazılım, taşeronlar, donanım. Faturalanan ile harcanan arasındaki fark, hiçbir şeyi tabloya dışa aktarmadan görünüyor.

Donanım kayıtta

İş istasyonları, test cihazları, stüdyonun üzerinde geliştirme yaptığı makineler — her biri alış tarihi ve değeriyle sabit varlık kaydında duruyor. Bir şirketi yönetmenin en gösterişsiz kısmı bu; tam da bu yüzden yeri, kimsenin güncellemediği bir belge değil, her şeyin durduğu sistem.

Bu döngü neden önemli

Bir danışmanlığın bütün ticari hayatı bir döngü: talep → teklif → müşteri → fatura → yeniden. Onpolar bu döngüyü her gün, stüdyonun kendi kayıtları hemen yanındayken tamamlıyor; böylece her stüdyo sahibinin er ya da geç sorduğu soru — hangi müşteriler takvimde yer kaplamaya gerçekten değiyor — sezgiyle değil, kayıtlarla yanıtlanıyor.