AKB Systems, müşteri işlerini ilk tekliften son faturaya kadar tek bir sistemde yürütüyor

Şirket

AKB Systems, Tallinn'de bir profesyonel hizmetler şirketi. İşi müşteri görevleri olarak geliyor: bir talep belirli adımlara dönüşüyor, bu adımlar zaman alıyor ve o zaman faturalanabilir işe dönüşüyor. Hizmetin kendisi işin yalnızca bir parçası — her talebin ayrıca kayda geçmesi, düzenlenmesi, tamamlanması ve faturalanması gerekiyor.

Müşteri bilgileri, belgeler, proje notları ve çalışma saatleri farklı yerlerde durduğunda, en basit görev bile idari yük yaratıyor. Müşterinin ne istediğini, neyin yapıldığını, ne kadar sürdüğünü ve hepsinin faturaya girip girmediğini görmek zorlaşıyor. AKB Systems tüm süreç için tek ve pratik bir sistem istedi — uzun bir kurulum projesi olmadan ve idari yükü azaltmak için yenisini eklemeden.

30 dakikada çalışır halde

İlk sürpriz, kurulumun ne kadar az iş gerektirdiğiydi. Yaklaşık yarım saatte ekip bir hesap açtı, ilk müşterisini oluşturdu, bir teklif hazırlayıp e-postayla gönderdi ve o müşteri için üzerine zaman kaydedilecek bir proje kurdu.

Ne bir yapılandırma aşaması vardı ne de ayrı uygulamalardan yamalanmış bir iş akışı. İşletmenin ihtiyaç duyduğu yapı en başından hazırdı: müşteri, ticari teklif, proje ve o müşteri için yapılan iş.

Tek müşteri kaydı

Her müşterinin tek bir kaydı var ve geçmiş o kayda bağlı kalıyor. Müşterinin sayfasında ona verilen teklifler ve kesilen faturalar, ona bağlı projeler ve ilişkiye ait belgeler için bir Ekler sekmesi duruyor — sözleşmeler, imzalı teklifler, yazışmalar.

Bu kayıt, ilişki sürdüğü müddetçe işe yarıyor: ilk teklifi hazırlarken, önceki işlere dönüp bakarken, yeni bir talebi ele alırken ya da neyin teslim edildiğini doğrularken. Kimse onu bulmak için e-posta yazışmalarını ya da klasör ağaçlarını eşelemek zorunda kalmıyor.

Her talep yerli yerinde

Proje yönetimi kısa sürede kurulumun en değerli parçalarından biri oldu. Her proje, müşterisine bağlı bir kanban tahtası; her talep de bu tahtada bir karta dönüşüyor — müşteri istediğinde ekleniyor, iş sürerken ilerletiliyor ve bittiğinde kartları tamamlanmış sayılan bir sütuna taşınıyor. Bir kart; talebin açıklamasını, dosyalarını, bir yorum dizisini ve üzerinde harcanan süreyi tutuyor.

Sonuç, projenin işleyen bir geçmişi: müşteri ne istedi, bununla ilgili ne yapıldı, ne kadar sürdü ve ne hâlâ açık. Bu en çok, bir proje tek büyük bir teslimat yerine çok sayıda küçük talep üzerinden büyüdüğünde önem kazanıyor — iş günden güne değişse bile tahta düzenini koruyor.

Saatler zaten kartlarda

Zaman, işin yapıldığı yerde kaydediliyor. Her talep ele alındıkça harcanan saat ve dakikalar kartına giriliyor ve ERPFlow bunları topluyor — proje listesinde proje başına, müşterinin sayfasında ise o müşterinin tüm projeleri genelinde.

Böylece fatura zamanı geldiğinde kimse saatleri takvimlerden, mesajlardan ya da hafızadan yeniden çıkarmıyor. Tamamlanan kartlar ve üzerlerindeki süre, saatlik ücretlendirmenin dayanağı oluyor; bu tutar faturaya bir satır olarak giriyor. Fatura aynı müşteri kaydına kesiliyor ve faturaladığı projeye bağlanabiliyor — yapılan işin gerçekten kayda geçtiğinden emin olarak.

Canlı bir finansal görünüm

Teklifler ve faturalar artık birbirinden kopuk dosyalar değil. Kabul edilen bir teklif tek adımda taslak faturaya dönüşüyor; kesilen her fatura hem Pano'yu — ayın geliri, ödenmemiş ve vadesi geçmiş tutarlar — hem de her müşterinin kendi Analizler sekmesindeki gelir ve ödenmemiş toplamlarını besliyor.

AKB Systems, bir tablonun güncellenmesini beklemeden nerede durduğunu biliyor. Operasyonel iş ile finansal durum birlikte ilerliyor ve rakamlar ne zaman gerekirse orada.

Tüm döngü için tek sistem

Müşteri talebi → proje kartı → kaydedilen süre → tamamlanan iş → fatura

ERPFlow günlük kullanımdayken AKB Systems belgelerini düzenli tutuyor, projelerini doğru biçimde yapılandırıyor ve talep edilen, süren ve tamamlanan işlerin izlenebilir bir kaydına sahip. Süre, iş yapılırken kayda geçiyor, faturalar zamanında çıkıyor ve finansal durum ek raporlamaya gerek kalmadan ortada.

Şirket için asıl fayda, yalnızca daha fazla bilginin tek yerde durması değil. Asıl fayda şunu bilmek: her müşteri talebinin bir yeri, tamamlanan her adımın bir kaydı var; harcanan her saatin izi sürülebiliyor ve her fatura gereksiz idari yük olmadan çıkabiliyor — kurulumu yaklaşık 30 dakika süren ve her gün kullanılacak kadar sade kalan bir yapı.