AKB Systems juhib klienditööd esimesest pakkumisest lõpparveni ühes süsteemis

Ettevõte

AKB Systems on Tallinna ekspertteenuste ettevõte. Töö saabub klientide ülesannetena: soovist saab hulk kindlaid tegevusi, tegevused võtavad aega ja ajast saab arveldatav töö. Teenus ise on vaid osa tööst — iga soov tuleb ka kirja panna, korrastada, lõpule viia ja arveldada.

Kui kliendi andmed, dokumendid, projektimärkmed ja töötunnid on eri kohtades, tekitab isegi lihtne ülesanne asjatut halduskoormust. Raskem on näha, mida klient palus, mis on tehtud, kui kaua see aega võttis ja kas kõik jõudis ka arvele. AKB Systems tahtis kogu protsessi jaoks üht praktilist süsteemi — ilma pika juurutusprojektita ja ilma et halduskoormuse vähendamiseks tuleks seda kõigepealt juurde tekitada.

Töös 30 minutiga

Esimene üllatus oli see, kui vähe seadistamist kulus. Umbes poole tunniga avas meeskond konto, lõi esimese kliendi, koostas pakkumise ja saatis selle e-postiga ning seadis selle kliendi jaoks üles projekti, kuhu aega kirja panna.

Polnud seadistusfaasi ega eraldi rakendustest kokku lapitud töövoogu. Struktuur, mida ettevõte vajas, oli olemas algusest peale: klient, pakkumine, projekt ja selle kliendi heaks tehtud töö.

Üks kliendikirje

Igal kliendil on üks kirje ja ajalugu jääb selle külge. Kliendi lehel on talle esitatud pakkumised ja arved, temaga seotud projektid ning vahekaart „Manused“ dokumentide jaoks, mis kliendisuhte juurde kuuluvad — lepingud, allkirjastatud pakkumised, kirjavahetus.

See kirje on kasulik kogu kliendisuhte vältel: esimest pakkumist koostades, varasemale tööle tagasi vaadates, uut soovi vastu võttes või kinnitades, mis sai üle antud. Keegi ei pea seda e-kirjade lõimedest ega kaustapuust taga otsima.

Iga soov kaardistatud

Projektihaldusest sai kiiresti üks kogu korralduse väärtuslikumaid osi. Iga projekt on oma kliendiga seotud tahvel ja iga soov saab sellel kaardiks — see lisatakse, kui klient küsib, liigub edasi, kui töö käib, ja jõuab valmis-veergu, kui töö on tehtud. Kaardil on soovi kirjeldus, failid, kommentaaride lõim ja sellele kulunud aeg.

Tulemuseks on projekti tööajalugu: mida klient palus, mida selle peale tehti, kui kaua see aega võttis ja mis on veel lahtine. Kõige rohkem loeb see siis, kui projekt kasvab paljudest väikestest soovidest, mitte ühest suurest tarnest — tahvel püsib korras ka siis, kui töö päevast päeva muutub.

Tunnid on juba kaartidel

Aeg pannakse kirja seal, kus töö käib. Iga soovi kallal töötades läheb sellele kulunud tundide ja minutite arv kaardile ning ERPFlow liidab need kokku — projektide loendis iga projekti kohta ja kliendi lehel üle kõigi selle kliendi projektide.

Nii ei pea arve koostamise ajal keegi tunde kalendritest, sõnumitest või mälust kokku otsima. Lõpetatud kaardid ja neile märgitud aeg on tunnitasu alus, mis kantakse arvele reana. Arve esitatakse samale kliendikirjele ja selle saab siduda projektiga, mille eest see esitatakse — kindlusega, et tehtud töö on päriselt kirjas.

Finantsseis reaalajas

Pakkumised ja arved ei ole enam eraldiseisvad failid. Vastuvõetud pakkumine teisendub ühe sammuga arve mustandiks ning iga väljastatud arve jõuab töölauale — kuu tulu, tasumata ja tähtaja ületanud summad — ja ka iga kliendi enda vahekaardile „Analüütika“, kus on tema tulu ja tasumata summa kokkuvõte.

AKB Systems teab, kus ta seisab, ilma et peaks ootama tabeli uuendamist. Igapäevane töö ja finantspilt liiguvad koos ning numbrid on olemas alati, kui neid vaja on.

Üks süsteem kogu ringi jaoks

Kliendi soov → projektikaart → kirja pandud aeg → tehtud töö → arve

ERPFlow igapäevases kasutuses hoiab AKB Systems oma dokumendid korras, projektid korralikult kaardistatud ja jälgitava ülevaate soovitud, pooleliolevast ja lõpetatud tööst. Aeg pannakse kirja töö tegemise ajal, arved lähevad välja õigel ajal ja finantspilt on olemas ilma lisaaruandluseta.

Ettevõtte jaoks pole peamine kasu lihtsalt selles, et rohkem infot on ühes kohas. See on teadmine, et igal kliendi soovil on oma koht, igal lõpetatud tegevusel oma kirje, iga kulunud tund on jälgitav ja iga arve saab välja minna ilma asjatu halduskoormuseta — struktuur, mille seadistamine võttis umbes 30 minutit ja mis jäi piisavalt lihtsaks, et seda iga päev kasutada.